17/09/2022
কিভাবে সবচেয়ে ইফেকটিভ ওয়েতে ক্লায়েন্ট ফলোআপ করা যায়?
একজন ফ্রিল্যান্সারের বিজনেস ডেভেলপ করার জন্য বিভিন্ন স্ট্র্যাটেজি ফলো করতে হয়, এগুলোর মধ্যে ক্লায়েন্ট ফলোআপ অন্যতম। অনেকেই রয়েছেন যারা এই ফলোআপের বিষয়টিকে খুব কমপ্লিকেটেড মনে করেন। তারা ভাবেন ফলোআপ করলে হয়তো ক্লায়েন্ট বিরক্ত বোধ করবেন এবং তাদের সাথে আর কাজ কন্টিনিউ করতে চাইবেন না। কিন্তু ব্যাপারটা আসলে এমন নয়। কিছু ট্রিকস ফলো করার মাধ্যমে ক্লায়েন্ট ফলোআপ করা হলে ক্লায়েন্ট যেমন বিরক্ত বোধ করেননা, তেমনি ফ্রিল্যান্সিং বিজনেস গ্রো করাও পসিবল হয়। আজকের লেখায় জানাবো ফ্রিল্যান্সাররা সবচেয়ে ইফেকটিভ ওয়েতে কিভাবে ক্লায়েন্ট ফলোআপ করতে পারেন সে সম্পর্কে বিস্তারিত।
লেখার শুরুতেই ক্লায়েন্ট ফলোআপ কি সেটা বলে নেই। ক্লায়েন্ট ফলোআপ হচ্ছে যেসব ক্লায়েন্টকে আগে একবার টেক্সট করা হয়েছে কিংবা সার্ভিস দেয়া হয়েছে তাদের পুনরায় টেক্সট করা। ফ্রিল্যান্সাররা নতুন ক্লায়েন্টের সাথে কাজ করার জন্য, কোনো ক্লায়েন্টের কাছ থেকে পেমেন্ট রিসিভ করার জন্য অথবা নিজের প্রোভাইড করা সার্ভিসের কোয়ালিটি সম্পর্কে জেনে নিতে ক্লায়েন্ট ফলোআপ করে থাকেন৷
এবার আসা যাক কিভাবে ক্লায়েন্ট ফলোআপ করতে পারেন সে সম্পর্কে। একজন ফ্রিল্যান্সার যখন ক্লায়েন্টদেরকে ফলোআপ করতে যাবেন তখন যে বিষয়টা সবচেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ সেটা হচ্ছে কনফিডেন্স ও পজিটিভিটি। সবসময় মনে রাখবেন, যদি নিজের প্রতি কনফিডেন্স না থাকেন এবং কাজ করার আগে মনে নেগেটিভিটি গ্রো করে তাহলে কিন্তু কাজের স্পিড ও মোটিভেশান দুটাই কমে যায়। এর ফলে যে কাজই করতে যান না কেন, সেটা সাকসেসফুল হওয়ার চান্স অনেক কমে যায়।
এ কারণে ক্লায়েন্ট ফলোআপের কাজটা শুরু করার আগে নিজের প্রতি কনফিডেন্স গ্রো করুন। একইসাথে পজিটিভ থাকুন। এটা বিলিভ করার ট্রাই করুন যে যখন ক্লায়েন্টদেরকে ফলোআপ করবেন, তখন সেটা তাদের কে বিরক্ত করবেনা, কারণ আপনি এই কাজটা ঠিকমতো করার ক্যাপাবিলিটি রাখেন৷ মোটকথা কোন নেগেটিভ থট নিজের মধ্যে আসতে দেবেন না।
যদি এভাবে পজিটিভ থাকতে পারেন তাহলে দুটা বেনিফিট পাবেন। যেগুলো হলো সঠিকভাবে ক্লায়েন্ট ফলোআপ করতে পারবেন এবং এই কাজটা করার সময় যদি কোন ভুল হয়ে থাকে সেটা অ্যাকসেপ্ট করে পুনরায় চেষ্টা করতে পারবেন।
ক্লায়েন্ট ফলোআপ করার ইফেকটিভ উপায় হিসেবে আমি ফ্রিল্যান্সারদেরকে সবসময় সাজেস্ট করি ক্লায়েন্টদেরকে ছোট ছোট রিমাইন্ডার টেক্সট দিতে।
এখন প্রশ্ন হলো এই রিমাইন্ডার টেক্সট কি? রিমাইন্ডার টেক্সট হচ্ছে যখন ক্লায়েন্ট একজন ফ্রিল্যান্সারকে ফলোআপ টেক্সটে রিপ্লাই করবেননা, তখন তাকে পোলাইটলি আবার টেক্সট করে মনে করিয়ে দেয়া যে তিনি টেক্সটের রিপ্লাই করেন নি।
এভাবে ক্লায়েন্টকে রিমাইন্ডার দেওয়া খুবই ইম্পর্ট্যান্ট। কেন জানেন? কারণ সাধারণত একজন ক্লায়েন্ট প্রতিদিন অনেক ফ্রিল্যান্সারের টেক্সট রিসিভ করে থাকেন। শুধু ফ্রিল্যান্সারই বলছি কেন, তাদেরকে প্রতিদিন অন্য অনেক মানুষের থেকেই ইমেইল, টেক্সট, ফোন কল ইত্যাদি রিসিভ করতে হয়৷ পাশাপাশি তিনি তার নিজের প্রফেশনাল লাইফ ও পার্সোনাল লাইফেও অবশ্যই বিজি থাকেন। একারণে কোন ফ্রিল্যান্সারের কাছ থেকে পাওয়া একটা ফলোআপ টেক্সট মিস হয়ে যেতেই পারে। এটা কিন্তু ক্লায়েন্টের দোষ নয়। সেক্ষেত্রে যদি তাকে আরেকবার টেস্ট করা হয় তাহলে রিপ্লাই পাওয়ার সম্ভাবনা অনেক বেড়ে যায়।
আবার অনেক সময় এমন হয় ক্লায়েন্টদেরকে অনেকবার টেক্সট করা হলেও তারা সে টেক্সটের রেসপন্স করতে ইন্টারেস্টেড মনে করেন না। কিন্তু ফ্রিল্যান্সাররা সেটা বুঝতে না পেরে বারবার টেক্সট করে যেতে থাকেন। এই ভুলটা যেন না হয় সেজন্যেও এই রিমাইন্ডার টেক্সট ইফেকটিভ রোল প্লে করে। কারণ যখন রিমাইন্ডার টেক্সট করার পরেও ক্লায়েন্ট আর রিপ্লাই করেন না, তখন এটা ধরে নেয়া যায় যে তিনি আর রিপ্লাই করতে ইন্টারেস্টেড না। তখন সেই ক্লায়েন্টকে টেক্সট করে টাইম ওয়েস্ট না করে অন্য ক্লায়েন্টদের সাথে কমিউনিকেট করা পসিবল হয়। আশাকরি এখন বুঝতে পারছেন এভাবে টেক্সট করা কতটা কাজে আসতে পারে।
এখন প্রশ্ন হলো এই রিমাইন্ডার টেক্সট ক্লায়েন্টের কাছ থেকে কতদিন ধরে রিপ্লাই না পেলে করা যায়? আমি সাজেস্ট করবো যদি কোন ক্লায়েন্টকে টেস্ট করার পাঁচ থেকে সাত দিনের মধ্যে তার কাছ থেকে কোনো রিপ্লাই না আসে, তাহলে তাকে আবার টেক্সট করার জন্য। এক্ষেত্রে টেক্সটের টোন এমন রাখতে পারেন যে আপনি কিছুদিন আগে ক্লায়েন্টদের সাথে একটা আইডিয়া শেয়ার করেছিলেন এবং তিনি সেই আইডিয়া নিয়ে ডিসকাস করতে ইন্টারেস্টেড কিনা সেটা জানার জন্যই আপনি ফলোআপ টেক্সট দিচ্ছেন। যদি ক্লায়েন্ট তার ব্যস্ততার কারণে এর আগে আপনার টেক্সটের রিপ্লাই না করে থাকেন, তাহলে এই ফলোআপ টেক্সট পাওয়ার পর তার রিপ্লাই করার চান্স অনেক বেড়ে যাবে।
যদি এভাবে ক্লায়েন্টকে টেক্সট করতে পারেন তাহলে বেশি বেশি ক্লায়েন্টের সাথে কাজ করার সুযোগ তৈরি হবে। এতে করে আর্নিং জেনারেশনও বাড়বে। পাশাপাশি অনেক নতুন মানুষের সাথে নেটওয়ার্কিংয়ের সুযোগ তৈরি হবে।
সঠিকভাবে ক্লায়েন্ট ফলোআপ করার আরেকটা স্ট্র্যাটেজি হচ্ছে সঠিক সময়ে ফলোআপ করা। ছোট-বড় প্রতিটা কাজের সঠিক সময় থাকে। ক্লায়েন্ট ফলোআপের ব্যাপারটাও ঠিক সেরকম। তাই যদি সঠিক সময়ে ফলোআপ না করে থাকেন তাহলে আপনার সব পরিশ্রম বৃথা যাওয়ার সম্ভাবনা থেকে যায়।
কিন্তু সঠিক সময়টা কখন সেটা কিভাবে বুঝবেন? এক্ষেত্রে একটা স্প্রেডশিট বানাতে পারেন যেখানে কোন ক্লায়েন্টের সাথে কবে কমিউনিকেট করা হয়েছে, কাকে কবে সার্ভিস দেয়া হয়েছে অথবা কার কাছ থেকে কত টাকা পেমেন্ট রিসিভ করতে হবে ইত্যাদি সব বিষয়ে ইনক্লুড করা থাকবে। এভাবে স্প্রেডশিট বানিয়ে নিলে কাকে কখন ফলোআপ করতে হবে সেটা খুব ইজিলি বুঝতে পারবেন।
ক্লায়েন্ট ফলোআপ করে সেখান থেকে সাকসেসফুল হওয়ার জন্য কোন ক্লায়েন্টের সাথে কিভাবে কমিউনিকেট করতে হবে সে বিষয়ে অবশ্যই আইডিয়া রাখতে হবে। যেমন, কোন ক্লায়েন্ট তাড়াতাড়ি রেসপন্স করেন এবং কার রেসপন্স করতে তুলনামূলকভাবে দেরি হয়, সে বিষয়ে একটু আইডিয়া রাখতেই হবে। এতে করে বুঝতে পারবেন যে তাকে কতবার ফলোআপ করতে হবে। যে ক্লায়েন্ট তাড়াতাড়ি রিপ্লাই দেন তার জন্য একবার ফলোআপ করাই এনাফ। কিন্তু যিনি বিজি থাকার কারণে তাড়াতাড়ি রেসপন্স করতে পারেননা, তার কাছ থেকে রেসপন্স পেতে হলে তিন থেকে চারবার ফলোআপ করা মাস্ট।
এছাড়াও যখন ক্লায়েন্টদেরকে ফলোআপের টেক্সট সেন্ড করবেন, তখন ক্লিয়ারলি মেনশন করুন যে কবে এবং কোন পারপাসে তাদেরকে টেক্সট করেছিলেন। অর্থাৎ টেক্সট করার পেছনে আপনার যে ইনটেনশন সেটা ক্লিয়ার রাখুন। যেমন, যদি কোন ক্লায়েন্টের কাছ থেকে পেমেন্ট রিসিভ করার জন্য তাদেরকে টেক্সট করে থাকেন এবং তারা টেক্সটের রিপ্লাই না করেন, তাহলে ফলোআপ করার সময় পেমেন্টের বিষয়টা অবশ্যই মেনশন করুন। এভাবে যদি নিজের পারপাস মেনশন করেন, তাহলে ক্লায়েন্টরা বুঝতে পারবেন যে তাদের রেসপন্স করা কতটুকু জরুরি। এতে করে তাদের থেকে অনেক কম সময়ে রিপ্লাই পেতে সক্ষম হবেন।
লেখার শেষে সবাইকে এটুকুই বলতে চাই ক্লায়েন্ট ফলোআপ করার সময় অনেকেই সাকসেসফুল হবেননা এই ভয়ে অস্থির থাকেন। তাদের এই ভয়টা আরো বেড়ে যায় যখন ফলোআপ করার পর ক্লায়েন্ট রেসপন্স করেন না। আমি বলবো ভয় না পেয়ে সব সময় এভাবে চিন্তা করুন যে ক্লায়েন্টের কাছ থেকে রিপ্লাই পেলে তাদের সাথে কাজ করার নতুন নতুন অপরচুনিটিস তৈরি হবে এবং আর্নিং জেনারেট করার পসিবিলিটি তৈরি হবে। তাই কখনোই সাকসেসফুল হবেন না এই ভয়ে ফলোআপ করা থেকে বিরত থাকবেন না।
