10/10/2026
🔴 আগামী ৫ বছরে Accounts Payable ডিপার্টমেন্টের কাজের ধরন কতটা বদলে যাবে, সেটা কি একবার ভেবে দেখেছেন? একটা সময় ছিল, যখন Accounts Payable ডিপার্টমেন্টের একজন কর্মকর্তার দিনের বড় একটা অংশ চলে যেত ইনভয়েস চেক করতে, পারচেজ অর্ডারের সঙ্গে মিলাতে, GRN খুঁজে বের করতে, অ্যাপ্রুভাল নিতে, ERP তে এন্ট্রি দিতে আর সাপ্লায়ার পেমেন্টের জন্য এক ডিপার্টমেন্ট থেকে আরেক ডিপার্টমেন্টে ছোটাছুটি করতে।
এখনো বাংলাদেশের অনেক কোম্পানিতে ঠিক এভাবেই কাজ হচ্ছে।
কিন্তু মজার বিষয় হলো, আগামী দিনে এই কাজগুলোর অনেক কিছুই আর মানুষকে ম্যানুয়ালি করতে হবে না। আর্টিফিশিয়াল ইন্টেলিজেন্স (AI), অটোমেশন এবং ডিজিটাল টেকনোলজি ব্যবহার করে Accounts Payable এর পুরো প্রসেসটাই অনেক বেশি দ্রুত, স্বচ্ছ এবং নিয়ন্ত্রিত করা সম্ভব হবে।
তাহলে কি Accounts Payable ডিপার্টমেন্টে মানুষের প্রয়োজন শেষ হয়ে যাবে?
একদমই না। বরং কাজের ধরনটাই বদলে যাবে। আগে যেখানে একজন অ্যাকাউন্ট্যান্টের মূল কাজ ছিল ডাটা এন্ট্রি, ইনভয়েস ম্যাচিং আর পেমেন্ট ফলোআপ, সেখানে ভবিষ্যতে তাঁর কাজ হবে এক্সসেপশন ম্যানেজমেন্ট, ফাইন্যান্সিয়াল কন্ট্রোল, রিস্ক অ্যাসেসমেন্ট এবং ডিসিশন মেকিং।
চলুন, একটা বাস্তব উদাহরণ দিয়ে বিষয়টা বুঝি।
🟢 ধরুন, আপনার কোম্পানি একজন সাপ্লায়ারের কাছ থেকে ১০ লাখ টাকার র ম্যাটেরিয়ালস পারচেজ করেছে।
বর্তমানে অনেক কোম্পানিতে কী হয়?
প্রথমে সাপ্লায়ার ইনভয়েস পাঠায়। অ্যাকাউন্টস ডিপার্টমেন্ট সেই ইনভয়েস হাতে পায় বা ইমেইল থেকে ডাউনলোড করে। তারপর সংশ্লিষ্ট পারচেজ অর্ডার খুঁজে বের করতে হয়। স্টোর ডিপার্টমেন্ট থেকে GRN সংগ্রহ করতে হয়। এরপর ইনভয়েসের কোয়ান্টিটি, রেট, অ্যামাউন্ট, VAT এবং অন্যান্য তথ্য মিলিয়ে দেখতে হয়।
সবকিছু ঠিক থাকলে ERP তে বিল এন্ট্রি দেওয়া হয়। এরপর অ্যাপ্রুভালের জন্য পাঠানো হয়। অ্যাপ্রুভাল হয়ে গেলে পেমেন্ট শিডিউল তৈরি হয়। তারপর পেমেন্ট এক্সিকিউট করা হয় এবং শেষে ব্যাংক রিকনসিলিয়েশন করতে হয়।
এতগুলো কাজের মধ্যে কোথাও ভুল হলে আবার শুরু হয় ইমেইল চালাচালি, ফোনকল আর ফলোআপ।
কিন্তু AI এবং ডিজিটাল টেকনোলজি ব্যবহার করলে এই একই প্রসেস কীভাবে বদলে যেতে পারে?
🔵 #প্রথম_পরিবর্তন: ইনভয়েস প্রসেসিং হবে অনেকটাই অটোমেটিক।
ধরুন, সাপ্লায়ার আপনার কোম্পানির নির্ধারিত ইমেইলে একটি ইনভয়েস পাঠাল।
AI এনাবলড সিস্টেম সেই ইনভয়েস থেকে সাপ্লায়ারের নাম, ইনভয়েস নম্বর, তারিখ, পারচেজ অর্ডার নম্বর, আইটেমের বিবরণ, কোয়ান্টিটি, রেট, VAT এবং মোট অ্যামাউন্ট স্বয়ংক্রিয়ভাবে পড়ে নিতে পারবে।
এর জন্য ব্যবহার করা হতে পারে OCR, ইন্টেলিজেন্ট ডকুমেন্ট প্রসেসিং এবং AI টেকনোলজি।
আগে যেখানে একজন অ্যাকাউন্টস এক্সিকিউটিভকে প্রতিটি ইনভয়েস দেখে ERP তে তথ্য বসাতে হতো, সেখানে এখন সেই তথ্য সিস্টেম নিজেই সংগ্রহ করে ড্রাফট এন্ট্রি তৈরি করতে পারবে।
এমনকি একই ইনভয়েস দুইবার জমা দেওয়া হলে সেটাও শনাক্ত করা সম্ভব হবে।
অর্থাৎ, ডাটা এন্ট্রির পেছনে যে সময় ব্যয় হতো, তার একটা বড় অংশ বেঁচে যাবে।
🔵 #দ্বিতীয়_পরিবর্তন: PO, GRN এবং ইনভয়েস ম্যাচিং হবে অটোমেটিক।
Accounts Payable এর সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কন্ট্রোলের একটি হলো Three Way Matching।
অর্থাৎ, পারচেজ অর্ডার, গুডস রিসিভড নোট এবং সাপ্লায়ার ইনভয়েসের মধ্যে মিল আছে কি না, সেটা যাচাই করা।
ধরুন, পারচেজ অর্ডারে ১,০০০ পিস ম্যাটেরিয়ালস কেনার অ্যাপ্রুভাল দেওয়া হয়েছে। কিন্তু স্টোর ডিপার্টমেন্ট বাস্তবে রিসিভ করেছে ৯৫০ পিস। অথচ সাপ্লায়ার ইনভয়েস পাঠিয়েছে ১,০০০ পিসের।
এখন একজন অ্যাকাউন্ট্যান্টকে তিনটা ডকুমেন্ট খুলে ডিফারেন্স বের করতে হয়।
কিন্তু অটোমেটেড সিস্টেম হলে পারচেজ অর্ডার, GRN এবং ইনভয়েসের ডাটা নিজে থেকেই কম্পেয়ার করবে।
সিস্টেম সঙ্গে সঙ্গে দেখাবে, সাপ্লায়ার ৫০ পিস বেশি ইনভয়েস করেছে।
তারপর এই ইনভয়েসটি অটোমেটিক অ্যাপ্রুভাল না দিয়ে এক্সসেপশন হিসেবে হোল্ড করে রাখবে।
অ্যাকাউন্টস টিম প্রয়োজন অনুযায়ী প্রকিউরমেন্ট, স্টোর অথবা সাপ্লায়ারের সঙ্গে যোগাযোগ করে বিষয়টি রিজলভ করবে।
খেয়াল করেন, এখানে AI অ্যাকাউন্ট্যান্টের কাজ কেড়ে নিচ্ছে না। বরং অ্যাকাউন্ট্যান্টকে বারবার একই তথ্য মিলিয়ে দেখার কাজ থেকে মুক্ত করে গুরুত্বপূর্ণ সমস্যাগুলো সমাধান করার সুযোগ দিচ্ছে।
🔵 #তৃতীয়_পরিবর্তন: VAT, TDS এবং VDS ক্যালকুলেশন আরও সহজ হবে।
আমাদের বাংলাদেশের Accounts Payable প্রসেসের একটা বড় চ্যালেঞ্জ হলো ট্যাক্স এবং VAT কমপ্লায়েন্স।
একজন সাপ্লায়ারের বিল প্রসেস করার সময় দেখতে হয়, পেমেন্টের নেচার কী, কোন TDS রেট প্রযোজ্য, VDS কাটতে হবে কি না, সাপ্লায়ারের VAT রেজিস্ট্রেশন আছে কি না, প্রয়োজনীয় মূসক ডকুমেন্ট আছে কি না ইত্যাদি।
একটা সঠিকভাবে কনফিগার করা ERP এবং ট্যাক্স অটোমেশন সিস্টেম থাকলে সাপ্লায়ার ক্যাটাগরি, ট্রানজেকশনের নেচার এবং প্রযোজ্য ট্যাক্স রুলস অনুযায়ী TDS ও VDS এর ক্যালকুলেশন স্বয়ংক্রিয়ভাবে করা সম্ভব।
AI প্রয়োজনীয় ডকুমেন্ট যাচাই করতে এবং অসংগতি শনাক্ত করতে সাহায্য করতে পারে।
তবে এখানে একটা বিষয় গুরুত্বপূর্ণ। ট্যাক্স আইন পরিবর্তন হলে সিস্টেমের রুলস আপডেট করতে হবে এবং জটিল ক্ষেত্রে প্রফেশনাল রিভিউ প্রয়োজন হবে।
কারণ AI ভুল করতে পারে। বিশেষ করে ট্যাক্স এবং VAT এর মতো কমপ্লায়েন্স-রিলেটেড বিষয়ে অন্ধভাবে AI এর ওপর নির্ভর করা ঠিক হবে না।
🔵 #চতুর্থ_পরিবর্তন: অ্যাপ্রুভালের জন্য আর দিনের পর দিন অপেক্ষা করতে হবে না।
আমাদের অফিসগুলোতে একটা পরিচিত সমস্যা হলো, বিল সব ঠিক আছে, কিন্তু অ্যাপ্রুভাল আটকে আছে!
কখনো ডিপার্টমেন্ট হেড অফিসে নেই, কখনো জিএম ব্যস্ত, আবার কখনো একটা ইনভয়েস কার কাছে পেন্ডিং আছে, সেটাই খুঁজে পাওয়া যাচ্ছে না।
ডিজিটাল অ্যাপ্রুভাল ওয়ার্কফ্লো থাকলে এই সমস্যা অনেকটাই কমে যাবে।
সিস্টেম নির্ধারিত অ্যাপ্রুভাল ম্যাট্রিক্স অনুযায়ী বিল সংশ্লিষ্ট ব্যক্তির কাছে পাঠাবে। কেউ নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে অ্যাপ্রুভাল না দিলে অটোমেটিক রিমাইন্ডার যাবে।
ম্যানেজমেন্ট চাইলে ড্যাশবোর্ডে দেখতে পারবে, কতগুলো বিল পেন্ডিং আছে, কার কাছে পেন্ডিং আছে এবং কত দিন ধরে পেন্ডিং আছে।
অর্থাৎ, পেমেন্ট ডিলের কারণটা আর অনুমান করতে হবে না। ডাটা দেখেই বোঝা যাবে।
🔵 #পঞ্চম_পরিবর্তন: সাপ্লায়ার পেমেন্ট হবে আরও দ্রুত এবং পরিকল্পিত।
ধরুন, আপনার কোম্পানির ২০০ জন সাপ্লায়ার আছে।
কারও পেমেন্ট ডিউ আগামীকাল, কারও সাত দিন পরে, আবার কারও বিল ইতিমধ্যে ওভারডিউ হয়ে গেছে।
বর্তমানে অনেক প্রতিষ্ঠানে অ্যাকাউন্টস টিম এক্সেল শিট বানিয়ে পেমেন্ট শিডিউল তৈরি করে।
কিন্তু ভবিষ্যতের Accounts Payable সিস্টেম সাপ্লায়ারের ডিউ ডেট, পেমেন্ট টার্মস, অ্যাভেইলেবল ক্যাশ, ক্যাশ ফ্লো ফোরকাস্ট এবং প্রায়োরিটি অনুযায়ী পেমেন্ট প্রপোজাল তৈরি করতে পারবে।
এমনকি কোন পেমেন্ট আগে করলে আর্লি পেমেন্ট ডিসকাউন্ট পাওয়া যাবে, আর কোন পেমেন্ট কিছুদিন পরে করলে ক্যাশ ফ্লো ভালো থাকবে, সেটাও অ্যানালাইসিস করে সাজেশন দিতে পারবে।
তবে পেমেন্ট প্রপোজাল তৈরি করা আর পেমেন্ট অ্যাপ্রুভ করা এক বিষয় নয়।
ফাইনাল পেমেন্ট অ্যাপ্রুভাল, সাপ্লায়ারের ব্যাংক অ্যাকাউন্ট ভেরিফিকেশন এবং পেমেন্ট অথরাইজেশনের মতো গুরুত্বপূর্ণ কন্ট্রোল অবশ্যই বজায় রাখতে হবে।
একটি ভালো অটোমেশন সিস্টেম কখনোই ইন্টারনাল কন্ট্রোল বাদ দিয়ে শুধু পেমেন্ট দ্রুত করার চেষ্টা করবে না।
🔵 #ষষ্ঠ_পরিবর্তন: ব্যাংক রিকনসিলিয়েশন এবং রিপোর্টিং হবে অনেকটাই রিয়েল-টাইম।
আগে সাপ্লায়ার পেমেন্ট করার পর ব্যাংক স্টেটমেন্ট সংগ্রহ করে পেমেন্ট রেজিস্টারের সঙ্গে মিলিয়ে রিকনসিলিয়েশন করতে হতো।
এখন ব্যাংক ইন্টিগ্রেশন এবং অটোমেটেড রিকনসিলিয়েশনের মাধ্যমে অনেক ট্রানজেকশন নিজে থেকেই ম্যাচ করা সম্ভব।
যেখানে ডিফারেন্স পাওয়া যাবে, সিস্টেম সেটাকে এক্সসেপশন হিসেবে দেখাবে।
ম্যানেজমেন্ট ড্যাশবোর্ডে দেখতে পারবে, আজ কত টাকার বিল প্রসেস হয়েছে, কত টাকা পেমেন্ট হয়েছে, কত টাকা ওভারডিউ, কোন সাপ্লায়ারের কাছে কত আউটস্ট্যান্ডিং এবং আগামী ৩০ দিনে কত টাকা পেমেন্ট করতে হবে।
ফলে Accounts Payable ডিপার্টমেন্ট শুধু বিল প্রসেসিং ডিপার্টমেন্ট হয়ে থাকবে না। এটি ওয়ার্কিং ক্যাপিটাল ম্যানেজমেন্ট এবং ক্যাশ ফ্লো প্ল্যানিংয়েও গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা রাখতে পারবে।
🟠 এখন সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ প্রশ্ন হলো, তাহলে Accounts Payable অ্যাকাউন্ট্যান্টদের ভবিষ্যৎ কী?
আমার মতে, ভবিষ্যতে সবচেয়ে বেশি পরিবর্তন আসবে অ্যাকাউন্ট্যান্টদের প্রয়োজনীয় স্কিল সেটে।
যিনি শুধু ইনভয়েস এন্ট্রি দিতে পারেন, ভাউচার তৈরি করতে পারেন অথবা এক্সেলে পেমেন্ট লিস্ট বানাতে পারেন, তাঁকে ভবিষ্যতে প্রতিযোগিতায় টিকে থাকতে হলে নতুন কিছু শিখতেই হবে।
কারণ এই রুটিন কাজগুলোর অনেকটাই ধীরে ধীরে অটোমেশনের আওতায় চলে আসবে।
অন্যদিকে, যে অ্যাকাউন্ট্যান্ট ERP প্রসেস বোঝেন, ইন্টারনাল কন্ট্রোল সম্পর্কে জানেন, Three Way Matching এর লজিক বোঝেন, ট্যাক্স ও VAT কমপ্লায়েন্স জানেন, এক্সসেপশন অ্যানালাইসিস করতে পারেন এবং ডাটা থেকে ম্যানেজমেন্টকে ডিসিশন নিতে সাহায্য করতে পারেন, তাঁর গুরুত্ব বরং আরও বাড়তে পারে।
এখানে একটা পার্থক্য মনে রাখা দরকার।
AI হয়তো ইনভয়েসের তথ্য পড়ে দিতে পারবে। কিন্তু সাপ্লায়ারের সঙ্গে কোনো অস্বাভাবিক ট্রানজেকশন হচ্ছে কি না, ইন্টারনাল কন্ট্রোল দুর্বল কি না, অথবা কোনো পেমেন্টের পেছনে ফ্রড রিস্ক আছে কি না, এসব বিষয়ে চূড়ান্ত দায়িত্ব এবং প্রফেশনাল জাজমেন্ট মানুষেরই থাকবে।
🟢 সবশেষে একটা কথা বলি।
অনেকেই মনে করেন, অ্যাকাউন্টস ডিপার্টমেন্টে AI আসা মানেই অ্যাকাউন্ট্যান্টদের চাকরি চলে যাবে।
আমি বিষয়টাকে সেভাবে দেখি না।
আমার কাছে মনে হয়, AI আসার ফলে অ্যাকাউন্ট্যান্টদের কাজ শেষ হওয়ার চেয়ে অ্যাকাউন্ট্যান্টদের কাজের ধরন বদলে যাওয়ার সম্ভাবনাই বেশি।
আগে একজন অ্যাকাউন্ট্যান্ট দিনের বড় অংশ ব্যয় করতেন ট্রানজেকশন প্রসেসিংয়ে। ভবিষ্যতে সেই একই অ্যাকাউন্ট্যান্ট আরও বেশি সময় দিতে পারবেন ট্রানজেকশন অ্যানালাইসিস, কমপ্লায়েন্স, প্রসেস ইমপ্রুভমেন্ট, রিস্ক ম্যানেজমেন্ট এবং ফাইন্যান্সিয়াল ডিসিশন সাপোর্টে।
তবে এই পরিবর্তন রাতারাতি হবে না। কোম্পানির ERP ইনফ্রাস্ট্রাকচার, ডাটা কোয়ালিটি, ইনভেস্টমেন্ট, ম্যানেজমেন্ট সাপোর্ট এবং ইন্টারনাল কন্ট্রোল কতটা শক্তিশালী, তার ওপর অনেক কিছু নির্ভর করবে।
একটা কথা মনে রাখবেন, ভবিষ্যতের Accounts Payable ডিপার্টমেন্ট শুধু ইনভয়েস প্রসেস করবে না। এটি হবে টেকনোলজি ড্রিভেন, কন্ট্রোল-ফোকাসড এবং ডাটা-বেজড ডিসিশন সাপোর্ট ফাংশন।
আর তাই এখন থেকেই আমাদের অ্যাকাউন্টিং নলেজের পাশাপাশি ERP, এক্সেল অটোমেশন, পাওয়ার বিআই, AI টুলস এবং বিজনেস প্রসেস অটোমেশন সম্পর্কে শেখা শুরু করা উচিত।
কারণ শুধু ভাউচার এন্ট্রি জানলেই আগামী দিনের অ্যাকাউন্টস অ্যান্ড ফাইন্যান্স প্রফেশনে এগিয়ে থাকা কঠিন হবে।
আপনাদের কাছে আমার একটা প্রশ্ন।
আপনার কোম্পানির Accounts Payable ডিপার্টমেন্টে এখনো কত শতাংশ কাজ ম্যানুয়ালি হয়? আর কোন কাজগুলো আপনার মনে হয় সবচেয়ে আগে AI দিয়ে অটোমেট করা সম্ভব?
কমেন্টে আপনাদের বাস্তব অভিজ্ঞতা জানাবেন। বিশেষ করে যাঁরা অ্যাকাউন্টস, ফাইন্যান্স, প্রকিউরমেন্ট এবং ERP ইমপ্লিমেন্টেশনের সঙ্গে কাজ করছেন, তাঁদের মতামত জানতে চাই।
লিখেছেন: MD Morshedul Alam Acma
Experienced Accounts, Finance & Tax Professional
Founder & CEO, Analyst Skill
Disclaimer: Please don't copy-paste the post. If you want to share, please share the post directly or give credit to the original writer. Thanks.
