11/02/2020
Catatan: Workshop Kearsipan dan Sejarah Jemaat Oleh BPMS GMIM, Biaya Pendaftaran Peserta dengan Bantuan Dana Hibah Pemprov Sulut Rp 1,2 Miliar
Sejak kemarin, 10 sampai 14 Februari 2020, BPMS GMIM menggelar Workshop Kearsipan dan Sejarah Jemaat. Program Bidang Data dan informasi ini adalah hasil Sidang Majelis Sinode Tahunan (SMST) ke-32 di Wilayah Bitung 7 pada November 2019 lalu.
Program ini dinilai menjawab kebutuhan pelayanan jemaat serta akan dijadikan pangkalan data GMIM sehubungan dengan era revolusi industri 4.0. Kearsipan dan sejarah jemaat ini nantinya akan dikonversi dalam bentuk digital.
Workshop Kearsipan dan Sejarah Jemaat ini, menurut BPMS GMIM bertujuan memberikan kesadaran kepada jemaat pentingnya sejarah jemaat, memberikan pemahaman pentingnya sejarah dan kearsipan serta mempersiapkan tenaga terampil dalam penulisan sejarah dan kearsipan.
Sebagai anggota jemaat GMIM, saya mendukung pelaksanaan program ini karena merupakan hasil keputusan Sidang Mejelis Sinode Tahunan (SMST) ke-32 tahun 2019 di Wilayah Bitung 7 yang diikuti oleh 1.000 jemaat dan 127 wilayah pelayanan GMIM serta pentingnya kearsipan data dan sejarah jemaat.
Dalam surat undangan BPMS GMIM, peserta Workshop Kearsipan dan Sejarah Jemaat dibebankan biaya pendaftaran untuk konsumsi dan materi sebesar Rp. 50 ribu per orang. Peserta dalam kegiatan ini adalah Ketua Badan Pekerja Majelis Wilayah (BPMW), Ketua dan Sekretaris Badan Pekerja Majelis Jemaat (BPMJ) atau dua orang pengganti.
Diperkirakan, kegiatan ini diikuti oleh 2.127 orang, yang dibagi dalam beberapa sesi selama 5 hari di Kantor Sinode GMIM, dengan demikian total anggaran yang dikumpulkan BPMS GMIM dari para peserta Rp. 106.350.000.
SMST ke-32 di Wilayah Bitung 7 November 2019, BPMS GMIM menerima secara simbolis bantuan dana hibah Rp. 1,2 miliar dari Pemerintah Provinsi Sulut untuk pengembangan teknologi informasi Sinode GMIM. Teknologi informasi BPMS GMIM dibawah kendali Bidang Data dan Informasi.
Catatan:
1. Jika setiap peserta dibebankan biaya pendaftaran Rp. 50 ribu per orang, untuk konsumsi dan materi, untuk apa bantuan dana hibah Rp. 1,2 miliar dari Pemprov Sulut.
2. Jika 2.127 peserta dari masing-masing BPMW dan BPMJ hadir, maka total biaya pendaftaran yang dikumpulkan adalah Rp. 106.350.000.
3. Jika hanya menggunakan anggaran Rp 106.350.000 untuk pelaksanaan Workshop Kearsipan dan Sejarah Jemaat, dan realisasi anggarannya 80 persen untuk konsumsi peserta serta 20 persen biaya pengadaan dan penggandaan materi maka estimasi anggarannya sebagai berikut:
a. Biaya Snack pagi hanya dihitung Rp. 1.000/orang x 2.127 peserta x 5 hari jumlahnya Rp 10.635.000.
b. Makan Siang hanya dihitung Rp. 6.000/orang x 2.127 peserta x 5 hari jumlahnya Rp. 63.810.000
c. Biaya Sore pagi hanya dihitung Rp 1.000/orang x 2.127 peserta x 5 hari jumlahnya Rp. 10.635.000.
Total anggaran keseluruhan snack + makan siang 2.127 peserta Rp. 85.080.000
d. Biaya untuk pengadaan dan penggandaan materi kegiatan hanya Rp. 21.270.000.
e. Biaya snack + makan + materi jumlahnya Rp. 106.350.000.
4. Selanjutnya, jika menggunakan anggaran yang WAJAR untuk pelaksanaan kegiatan, maka estimasi anggarannya sebagai berikut:
a. Biaya Snack pagi hanya dihitung Rp. 10.000/orang x 2.127 peserta x 5 hari jumlahnya Rp 106.350.000
b. Makan Siang hanya dihitung Rp. 6.000/orang x 2.127 peserta x 5 hari jumlahnya Rp. 319.050.000.
c. Biaya Sore pagi hanya dihitung Rp 1.000/orang x 2.127 peserta x 5 hari jumlahnya Rp. 106.350.000
Total anggaran keseluruhan snack + makan siang 2.127 peserta Rp. 531.750.000.
d. Biaya untuk pengadaan dan penggandaan materi kegiatan dianggarkan Rp. 50.000/peserta maka jumlahnya Rp. 106.350.000.
e. Jadi, sangat masuk diakal jika Rp. 106.350.000 hanya digunakan untuk pengadaan dan penggandaan materi kegiatan.
f. Biaya snack + makan + materi jumlahnya Rp. 638.100.000.
5. Jika menggunakan anggaran bantuan dana hibah Pemprov Sulut, maka Rp. 1.200.000.000 dikurangi Rp. 638.100.000 masih tersisa Rp. 561.900.000. Tapi jika, dikurangi dengan biaya pendaftaran peserta sebesar Rp. 106.350.000, sisa anggaran dana hibah sebesar Rp. 668.250.000.
6. Jika menggunakan anggaran yang layak untuk kegiatan ini, dan bantuan dana hibah Pemprov Sulut belum masuk direkening milik BPMS GMIM, maka harusnya peserta dibebankan biaya pendaftaran sebesar Rp. 250.000/per orang.
Demikian, semoga sadar dan paham.