https://www.youtube.com/@ISOTh%E1%BB%B1cchi%E1%BA%BFn

ISO thực chiến-Cẩm nang Hướng dẫn thực hiện, Hồ Chí Minh, Ho Chi Minh City (2025)

31/10/2025

RÒ RỈ NƯỚC THẢI NHỎ, CHI PHÍ XỬ LÝ KHÔNG HỀ NHỎ - CẢNH BÁO TỪ THỰC TẾ VÀ CÁCH KIỂM SOÁT!

Ai từng làm ISO trong nhà máy, xưởng sản xuất chắc không lạ gì cảnh đường ống nước thải lâu ngày nứt nhẹ, hay có chỗ nhỏ giọt lắt nhắt. Nhiều anh em thường nghĩ: rò rỉ bé xíu, không ảnh hưởng gì lớn, chưa cần sửa gấp, để tổng vệ sinh hay công trình lại xử lý. Nhưng chính những chỗ “bé xíu” ấy, lâu ngày tích lại thành vấn đề lớn. Sao lại vậy?

Đơn giản thế này: một vết rò nước thải 1 lít/giờ nghe nhỏ, nhưng 1 ngày đã thành 24 lít, 1 tháng hơn 700 lít. Nếu không kiểm tra, nước này thấm ra sàn, ra đất, ngấm vào hệ thống cũ, vừa tốn thêm hóa chất xử lý, vừa bị hao hụt nước sạch, vừa làm tăng xác suất bị kiểm tra bất ngờ từ bên quản lý môi trường và… nguy cơ dính phạt cực cao. Ngay cả khi chưa bị phạt, cũng kéo theo nhiều chi phí vô hình như: hư hỏng thiết bị, mùi khó chịu, giảm an toàn lao động.

Đừng nghĩ ISO chỉ là giấy tờ! Quy định của các tiêu chuẩn ISO không phải để đối phó mà để mình chủ động kiểm soát rủi ro như trên. Cụ thể mấy điều khoản này:

ISO 14001 (Điều 6.1 - Nhận diện khía cạnh môi trường): Phải nhận diện mọi nguồn phát sinh chất thải, cả những điểm nhỏ nhất, lập danh sách các vị trí có nguy cơ rò rỉ hoặc từng có sự cố. Hãy khoanh vùng, vẽ bản đồ đánh dấu các điểm cần kiểm tra hằng tuần/hằng tháng.

ISO 9001 (Điều 8.5 – Kiểm soát quá trình sản xuất): Rò rỉ nước thải là yếu tố ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm/dịch vụ. Lập checklist bảo trì định kỳ, đào tạo cho công nhân, nhân viên kỹ thuật biết nhận diện và báo động ngay khi phát hiện rò rỉ.

ISO 45001 (Điều 8.1 – Kiểm soát vận hành an toàn): Đảm bảo rò rỉ nước thải không ảnh hưởng tới sức khỏe người lao động nhanh nhất là nhận diện, báo cáo, xử lý ngay từ sự cố nhỏ, lập nhật ký sửa chữa, khoanh vùng cảnh báo nguy hiểm.

ISO 50001 (Điều 4.4 – Kiểm soát hiệu quả sử dụng năng lượng): Rò rỉ nước thải đồng nghĩa tăng chi phí vận hành bơm/hút, hóa chất xử lý. Đưa tiêu chí kiểm soát rò rỉ vào chỉ tiêu tiết kiệm năng lượng, tiết kiệm nước.

Giải pháp đơn giản, áp dụng ngay:
- Lập bảng phân công kiểm tra điểm nước thải hằng ngày, ghi chép thực tế, có hình ảnh đối chiếu trước/sau khi xử lý.
- Đổ lỗi cho ai không quan sát kỹ? Không. Việc này cần quy trình đơn giản, checklist rõ ràng, ai cũng làm được.
- Có thể sử dụng ứng dụng điện thoại, Zalo để báo cáo ngay tình trạng rò rỉ, kèm hình ảnh.
- Kết hợp đào tạo tháng/quý, lấy chính hình ảnh rò rỉ của mình hoặc hiện trường các đơn vị khác làm ví dụ thực chiến.

ISO không phải là lý thuyết suông! Đừng để mất tiền và uy tín chỉ vì một điểm rò nhỏ không ai để ý!

30/10/2025

NƯỚC THẢI "NHỎ GIỌT" - NGUYÊN NHÂN LỚN LÀM TĂNG CHI PHÍ XỬ LÝ VÀ ĐỐI MẶT NGUY CƠ BỊ PHẠT

Có bao giờ bạn nghĩ một điểm rò rỉ nước thải chỉ bằng đầu kim lại gây ra hậu quả lớn cho doanh nghiệp? Vâng, đây là câu chuyện thực tế mình từng gặp ở một nhà máy sản xuất linh kiện điện tử tại Bắc Ninh: Một đường ống nước thải bị rò, chỉ nhỏ giọt thôi, nhưng cuối tháng tổng lượng thất thoát lên đến hàng khối nước thải pha loãng, làm tăng chi phí vận hành trạm xử lý, phát sinh hóa chất xử lý và – bất ngờ chưa – khiến hàm lượng một số thông số vượt mức cho phép khi xả thải, dính ngay “biên bản” phạt của cơ quan môi trường.

Thực tế này liên quan trực tiếp đến các điều khoản của ISO mà nếu hiểu và vận dụng đúng, bạn sẽ kiểm soát được rủi ro từ những sự cố nhỏ như trên:

ISO 14001 (Quản lý môi trường):
Điều khoản 6.1 (Nhận diện khía cạnh môi trường và đánh giá rủi ro):
Đừng chỉ nhìn những thứ lớn như khí thải, chất thải rắn. Hãy kiểm tra định kỳ toàn bộ hệ thống nước thải, đặc biệt các vị trí nối, van, khớp mềm.
Ví dụ: Lên lịch kiểm tra hàng tuần bằng “check-list” đơn giản, giao cho tổ bảo trì xác nhận bằng hình ảnh thực tế từng điểm. Phát hiện rò rỉ, báo ngay với phòng môi trường để xử lý nhanh.

Điều khoản 8.1 (Kiểm soát vận hành):
Áp dụng quy trình kiểm soát tại các điểm có nguy cơ rò rỉ.
Ví dụ: Gắn tem niêm phong tại các van khóa chính, yêu cầu nhật ký vận hành ghi rõ giờ đóng/mở van, thay đổi nào phải được xác nhận.

ISO 9001 (Quản lý chất lượng):
Điều khoản 8.5 (Quy trình sản xuất, cung cấp dịch vụ):
Rò rỉ nước thải là lỗi quá trình. Doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên nhận biết dấu hiệu bất thường ngay từ đầu, tránh “nước đến chân mới nhảy”.

ISO 45001 (An toàn sức khỏe nghề nghiệp):
Điều khoản 6.1 (Đánh giá rủi ro sức khỏe):
Nước thải rò rỉ có thể gây trơn trượt, phát sinh khí độc.
Giải pháp: Dán cảnh báo, lắp biển nhắc nhở tại các điểm tiềm ẩn nguy cơ, huấn luyện sơ cấp cứu khi có sự cố hóa chất.

ISO 50001 (Quản lý năng lượng):
Điều khoản 6.3 (Kế hoạch hành động và thực hiện):
Nước thải thoát ra đồng nghĩa tiêu tốn năng lượng bơm – xử lý – vận hành.
Chỉ một điểm rò rỉ nhỏ cũng làm tăng hóa đơn điện, phí hóa chất v.v.
Giải pháp: Định kỳ rà soát, theo dõi lượng nước vào – ra trạm xử lý. Nếu thấy bất thường, phải xác minh ngay nguyên nhân.

Việc đối phó với ISO chỉ bằng tài liệu là chưa đủ. Sự chủ động nhận biết, kiểm tra và xử lý sự cố “nhỏ giọt” sẽ giúp bạn tránh được các khoản chi phí thầm lặng và rủi ro phạt hành chính, đồng thời bảo vệ môi trường, bảo vệ thương hiệu doanh nghiệp.

Chốt lại: Đừng coi nhẹ những “vết nhỏ”; hãy vận dụng ISO một cách thực chiến để soi kỹ những mắt xích vận hành, từ đó giảm rủi ro – tối ưu chi phí – tăng uy tín cho doanh nghiệp!

30/10/2025

HỌP XEM XÉT LÃNH ĐẠO: KHÔNG PHẢI DIỄN VĂN, PHẢI RA QUYẾT ĐỊNH!

Bạn đang chạy theo deadline họp xem xét lãnh đạo, gom đủ phòng ban, trình bày báo cáo dài loằng ngoằng, chỉ để cho…xong checklist? Đã đến lúc thay đổi cách tổ chức, để mọi cuộc họp ISO không chỉ đúng chuẩn, mà còn *giải quyết thực chất các vấn đề kinh doanh*!

Áp dụng các tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001 vào họp xem xét lãnh đạo, hãy tập trung vào 3 điểm: chỉ số kinh doanh, vấn đề thực tiễn và quyết định chiến lược.

1. Chỉ số kinh doanh rõ ràng, ngắn gọn
Thay vì dàn trải, tập trung chọn 5-7 chỉ số then chốt: doanh thu, lợi nhuận, tỷ lệ giao hàng đúng hạn, phàn nàn khách hàng, chi phí năng lượng, an toàn lao động, mức độ tuân thủ môi trường…
Ví dụ:
- Sản xuất: Sản lượng tháng, tỷ lệ lỗi, số lần dừng máy.
- Văn phòng: Tỷ lệ hoàn tất công việc đúng hạn, số lần khách hàng phản hồi tích cực/tiêu cực.
Có số liệu, đưa thẳng ra bảng biểu, không cần lời văn dài. 5 phút tổng kết là đủ.

2. Tập trung vào vấn đề thực tiễn
Cuộc họp ISO không phải nơi “báo cáo thành tích”. Hãy đặt 1 câu hỏi trọng tâm: *Có vấn đề nào ảnh hưởng đến mục tiêu công ty không?*
Ví dụ:
- Chất lượng sản phẩm giảm, trả hàng tăng?
- Khiếu nại khách hàng lặp lại?
- Gặp sự cố mất điện dẫn đến trễ tiến độ?
Mỗi vấn đề đi thẳng vào nguyên nhân, không lòng vòng. Có thể share trước data cho thành viên, đến họp cùng nhìn vào giải pháp.

3. Đưa ra quyết định & phân công rõ ràng
Một cuộc họp ISO hiệu quả không phải chỉ “nghe cho biết”. Cuối mỗi mục, chỉ định rõ: ai làm, làm gì, deadline bao lâu.
Ví dụ thực tế:
- Tỷ lệ phế phẩm tăng 10%. Quyết định: QC kiểm tra lại quy trình hàn, đề xuất cải tiến trong 10 ngày.
- Chi phí điện tăng bất thường. Quyết định: Bộ phận bảo trì kiểm tra thiết bị hoạt động ngoài giờ, báo cáo trước cuộc họp tuần sau.

4. Đề cập luôn các điều khoản ISO liên quan
- ISO 9001: 9.3 – Hiệu quả hoạt động & cải tiến
- ISO 14001/45001/50001: 9.3 – Kết quả về môi trường, an toàn, năng lượng
Không cần trích dẫn dài, chỉ cần nhắc đến khi báo cáo: “Theo yêu cầu 9.3, chỉ số an toàn lao động tháng này giảm/tăng…”

Tóm lại, họp ISO không phải hình thức, mà là lúc cả công ty nhìn lại mình, thực sự giải quyết vấn đề và đưa ra hành động thiết thực!

Nếu ứng dụng cách làm này, bạn sẽ thấy các chỉ số cải thiện rõ rệt, doanh nghiệp phát triển mạnh hơn và không ai còn “sợ” các cuộc họp ISO nữa.

29/10/2025

CUỘC HỌP XEM XÉT HIỆU QUẢ: HÃY ĐỪNG BIẾN ISO THÀNH THỦ TỤC, HÃY BIẾN NÓ THÀNH CÔNG CỤ ĐỂ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ VÀ RA QUYẾT ĐỊNH

Bạn đã từng “vật lộn” với cuộc họp xem xét lãnh đạo theo ISO 9001, 14001, 45001 hay 50001 chưa? Bạn thấy mọi người chỉ đọc báo cáo, ghi nhận hiện trạng rồi... chia tay, không có quyết sách? Đó là kiểu họp đối phó, làm cho đẹp hồ sơ chứ không mang lại giá trị gì.

Hãy thử một cách tiếp cận cực đơn giản nhưng giúp các buổi họp ISO mang lại lợi ích trực tiếp cho kinh doanh:

1. Chuẩn bị trước – Đặt câu hỏi đúng:
- Các chỉ số chính ra sao? Tỷ lệ khiếu nại, đơn hàng mới, sản lượng đạt, định mức năng lượng có tốt lên?
- Đâu là vấn đề lớn gây tổn thất thời gian, tiền bạc hoặc uy tín gần đây nhất?
- Cái gì đang cản đường cho mục tiêu chiến lược quý này?

2. Trình bày ngắn gọn, tập trung vào số liệu "thật":
- Để trưởng bộ phận báo cáo bằng một trang A4 và 3 phút trình bày. Chỉ tập trung vào các chỉ số đang “đỏ” hoặc các xu hướng bất thường.
- Dùng dashboard, biểu đồ để ai cũng "nhìn ra" điểm nóng, tránh nói suông.

3. Hỏi cái gốc, không sa đà mô tả hiện trạng:
- Tại sao tỷ lệ xuất xưởng hàng lỗi tuần rồi tăng? Có thay đổi gì về kỹ thuật, máy móc, nhân sự?
- Khách hàng nào đang phản hồi xấu nhất? Liên quan đến khâu nào?

4. Đưa ra giải pháp thực tế – Ai làm và đến bao giờ:
- Phân công người chịu trách nhiệm (RACI) rõ ràng và đặt deadline cụ thể.
- Ví dụ: Anh Hưng – Quản đốc xưởng – rà soát lại quy trình kiểm tra đầu ra trong 2 tuần.

5. Theo dõi kết quả sau họp:
- Đặt lịch nhắc lại kiểm tra tiến độ. Không chỉ ghi biên bản rồi để đó.
- Nếu KPI vẫn không cải thiện, phải tìm giải pháp mới thay cho biện pháp cũ.

Bí quyết "xôi thịt" là: Mỗi chỉ số ISO luôn gắn với một mục tiêu kinh doanh hoặc vận hành thực tế (giảm khiếu nại, tiết kiệm điện, giảm LĐ tai nạn). Đừng lặp đi lặp lại các báo cáo, checklist mà hãy dùng dữ liệu để ra quyết định. Đừng ngại chỉ thẳng vấn đề, thẳng thắn bàn giải pháp, miễn là trên tinh thần cùng nhau cải tiến.

Cuộc họp ISO, nếu làm đúng cách, sẽ trở thành nơi doanh nghiệp nhận diện rủi ro, tối ưu quy trình, trực tiếp tạo chuyển biến cho kết quả kinh doanh - chứ không chỉ là một thủ tục "điểm danh".

Không phải thêm việc, mà là làm rõ mục tiêu, cùng tìm cách đạt KPI, tăng năng suất và cải tiến liên tục.

29/10/2025

DỮ LIỆU LỖI SẢN PHẨM VÀ KHIẾU NẠI KHÁCH HÀNG - ĐỪNG LÀM CHO CÓ, HÃY DÙNG ĐỂ RA QUYẾT ĐỊNH CẢI TIẾN!

Rất nhiều anh chị em làm ISO hay gặp cảnh thu thập thông tin về lỗi sản phẩm, phiếu khiếu nại khách hàng rồi... cất trong tủ hoặc gửi lên sếp là xong nghĩa vụ. Nhưng điểm cốt lõi của các tiêu chuẩn như ISO 9001 (chất lượng), 14001 (môi trường), 45001 (an toàn sức khỏe), 50001 (năng lượng) chính là lấy dữ liệu thực tế để ra quyết định cải tiến – chứ không phải báo cáo cho vui!

Vậy làm sao để thu thập, phân tích dữ liệu lỗi và khiếu nại sao cho “xôi thịt”, áp dụng ngay trong công việc công ty mình? Đọc tiếp nhé!

1. ĐỪNG CHỈ GHI NHẬN LỖI – PHẢI PHÂN LOẠI!
Đừng chỉ ghi “lỗi sản phẩm”, hãy xác định cụ thể: lỗi gì (kích thước, ngoại quan, đóng gói, chức năng), ở công đoạn nào (kiểm tra đầu vào, sản xuất, giao hàng...). Nếu có khiếu nại, hãy hỏi khách chi tiết: Gặp vấn đề ở đâu? Hậu quả là gì? Họ mong muốn xử lý thế nào?

Ví dụ thực tế: Xưởng may ghi nhận 30 lỗi/ngày. Sau khi phân loại, phát hiện 70% lỗi là do máy may bị lệch kim ở công đoạn ráp cổ áo.

2. TỔ CHỨC DỮ LIỆU DẠNG BẢNG VÀ BIỂU ĐỒ
Tự làm excel, xây dựng bảng theo từng loại lỗi, sản phẩm, khách hàng, ngày giờ phát sinh. Vẽ biểu đồ Pareto để xem 20% loại lỗi nào đang chiếm 80% tổng số lỗi, từ đó ưu tiên xử lý.

Ví dụ: Shop bán giày tổng hợp khiếu nại, vẽ ra mới thấy lỗi “dán đế bị hở” chiếm phần lớn, nguyên nhân do keo nhập mới không đạt chuẩn.

3. PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN – ĐỪNG CHỈ “ĐỔ TẠI”
Áp dụng 5 Whys hoặc Fishbone, hỏi “Tại sao?” 5 lần để thấy gốc rễ. Đừng ngồi đổ lỗi cho từng cá nhân, hãy nhìn vào hệ thống (quy trình, đào tạo, thiết bị, vật liệu...)

Ví dụ: Nhà máy liên tục giao hàng trễ. Hỏi đến cùng phát hiện khâu kiểm tra cuối bị thiếu người do phân công chưa rõ ràng, không chỉ “tại công nhân làm chậm”.

4. ỨNG DỤNG NGAY VÀO CẢI TIẾN
Tìm ra top lỗi lớn nhất, họp với các bộ phận liên quan, đề xuất thay đổi nhỏ nhưng tác động mạnh (huấn luyện lại, thay máy móc, sửa quy trình nhập vật tư…). Định kỳ kiểm tra lại dữ liệu lỗi sau sửa chữa, có giảm không?

Ví dụ: Đổi sang loại keo mới cho sản phẩm giày, 2 tuần sau tỷ lệ lỗi trả về giảm 70%.

5. BÁO CÁO – ĐỪNG MÔ TẢ, HÃY ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP
Khi trình lên sếp, ngoài số liệu, nhớ nêu rõ: Lỗi nào phổ biến nhất? Đã phân tích nguyên nhân? Đề xuất thay đổi gì? Mong chờ hiệu quả ra sao?

Nhớ nhé, ISO không chỉ là quy trình “hợp thức hóa” giấy tờ mà là cách biến dữ liệu thực tế thành CẢI TIẾN đúng nghĩa cho công ty của bạn!

28/10/2025

THU THẬP VÀ PHÂN TÍCH DỮ LIỆU – BÍ QUYẾT ĐỂ CẢI TIẾN CHẤT LƯỢNG VÀ LÀM ISO KHÔNG CÒN LÀ GÁNH NẶNG!

Bạn có biết: Việc nắm rõ dữ liệu lỗi sản phẩm và khiếu nại khách hàng không chỉ để “đối phó” với đánh giá ISO mà chính là chìa khóa để đưa ra các cải tiến thực tế, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững?

Nếu bạn làm ISO, nhất là với ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001, hẳn từng nghe đến việc phải thu thập và phân tích dữ liệu. Nhưng thực tế, đa số chỉ… ghi nhận cho có, lưu hồ sơ chờ bị hỏi mà không biết tận dụng nó để tìm cơ hội cải tiến thật sự.

Cách làm "xôi thịt", đơn giản – giúp bạn áp dụng ngay:

1. **Thu thập dữ liệu lỗi sản phẩm và khiếu nại khách**
Không cần phức tạp:
- Ghi nhận mỗi lỗi sản phẩm theo biểu mẫu đơn giản (loại lỗi, vị trí, ca sản xuất, ai chịu trách nhiệm, phát hiện khi nào).
- Ghi chú ưu tiên lỗi nào lặp lại nhiều nhất, lỗi nào gây hậu quả nghiêm trọng nhất.
- Khi có khiếu nại khách hàng, “chốt” lại thông tin gốc: ai, khi nào, lý do, có bằng chứng ảnh/video/ảnh sản phẩm đi kèm càng tốt.

2. **Tổng hợp và phân tích dữ liệu**
- Mỗi tuần/tháng, tổng hợp số liệu trên file Excel (hoặc hardcopy nếu chưa số hóa).
- Đếm tần suất từng lỗi, lập bảng đánh giá xu hướng lỗi nào tăng/giảm, lỗi nào kéo dài không xử lý dứt điểm.
- Lắng nghe "review" của khách hàng, phân nhóm khiếu nại (chất lượng, thời gian giao hàng, thái độ phục vụ…), xác định vấn đề lặp lại.

3. **Đưa ra quyết định cải tiến dựa trên bằng chứng**
- Nếu lỗi xuất phát từ 1 công đoạn cụ thể – xem lại hướng dẫn công việc, tổ chức đào tạo lại hoặc cải tiến quy trình.
- Nếu khiếu nại liên quan đến chất lượng vật tư, phối hợp phòng mua hàng chọn nhà cung cấp uy tín hơn.
- Đưa những số liệu này vào cuộc họp chất lượng/ATVSLĐ/Môi trường/Năng lượng để trao đổi công khai, cùng cam kết giải quyết.

**Ví dụ thực tế:**
- Một công ty dệt cho thấy lỗi “rách mép vải” tăng trong ca 2 và ca 3. Sau khi thu thập dữ liệu và phân tích, phát hiện do đầu ca không kiểm tra lưỡi dao cắt. Cải tiến nhỏ: bổ sung checklist kiểm tra dao đầu ca, lỗi giảm ngay.
- Công ty sản xuất bao bì liên tục nhận khiếu nại về mực in lem. Kết nối dữ liệu khiếu nại với thông tin sản xuất, xác định nguyên nhân do dùng mực rẻ tiền, sau đó chuyển sang nhà cung cấp mới, không còn khiếu nại trong 2 tháng tiếp theo.

**Lưu ý:** Đừng cố biến sự việc thành dài dòng, phức tạp! Cốt lõi là tìm nguyên nhân gốc, ghi nhận đơn giản, minh bạch và biến nó thành hành động thật! Và nhớ: không cải tiến chỉ để ghi vào báo cáo đối phó, hãy giải quyết vấn đề thực, bạn sẽ “nhàn thân” khi kiểm toán đến.

Áp dụng ngay cho ISO 9001, ISO 14001 (ví dụ phân tích dữ liệu sự cố môi trường), ISO 45001 (sự cố an toàn), ISO 50001 (lưu ý tiêu thụ năng lượng bất thường).

Hãy dùng dữ liệu làm vũ khí, đừng để nó trở thành gánh nặng!

28/10/2025

ĐỪNG ĐỢI BÊN NGOÀI ĐẾN ĐÁNH GIÁ MỚI NHẬN RA LỖ HỔNG – TỰ ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ ĐỂ BẢO VỆ CHÍNH MÌNH!

Bạn làm ISO đã lâu, nhưng mỗi kỳ audit bên ngoài lại thấp thỏm sợ “lòi sạn”? Você nên nhớ: Đánh giá nội bộ (Internal audit) không chỉ là “làm cho đủ quy trình”. Đây là lúc bạn chủ động soi từng góc khuất, tìm ra điều chưa ổn để kịp thời vá lại trước khi audit “ngoài” vào!

Vậy LẬP KẾ HOẠCH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ THỰC SỰ HIỆU QUẢ NHƯ THẾ NÀO? Chia sẻ ngay vài bí quyết xương máu, “có thể ăn liền” cho bạn, áp dụng cho cả ISO 9001, 14001, 45001 hay 50001 nhé:

1. Phải lên lịch sát thực tế, vào đúng thời điểm “nóng”
Đừng cứ thấy cuối năm mới đánh giá. Hãy chọn thời điểm có sự thay đổi, dồn việc, cao điểm sản xuất… vì lúc đó hệ thống dễ lộ “bug” hơn ngày thường. Ví dụ: Đánh giá công đoạn xuất hàng dịp cao điểm Tết, kiểm tra quản lý rác thải khi thay đổi dây chuyền mới...

2. Chọn người đánh giá KHÁCH QUAN
Người audit KHÔNG được kiểm tra phòng ban mình phụ trách. Nếu công ty nhỏ, hãy hoán đổi “chéo” giữa team. Ví dụ: Kỹ sư bộ phận sản xuất đánh giá kho vật tư, nhân sự đánh giá bộ phận ISO – để giảm cảm tính.

3. Đặt câu hỏi ĐÚNG điều khoản, đúng trọng tâm
Đừng hỏi kiểu “Các anh làm tốt không?”, hãy cụ thể hóa theo chuẩn ISO: “Tài liệu này được kiểm soát như thế nào?” “Làm sao đảm bảo thiết bị đo kiểm được hiệu chuẩn?” “Có bằng chứng nào về quá trình đánh giá rủi ro môi trường không?” – Đúng từng tiêu chí, bám sát điều khoản như 8.5 (ISO 9001) về kiểm soát sản xuất, 8.2 (ISO 14001) về chuẩn bị & ứng phó sự cố,...

4. Đừng chỉ “tố giác”, hãy hỗ trợ xử lý vấn đề
Sau khi audit, ghi nhận cả điểm tốt lẫn điểm cần cải tiến. Đưa đề xuất thực tế, có thể thực hiện được (ví dụ: Dán nhãn cảnh báo trực quan, rà soát lịch kiểm chuẩn thiết bị mỗi tháng, tổ chức đào tạo về quản lý chất thải...).

5. Phải “triển” đến cùng: Đo lường – Theo dõi – Đóng lại vòng lặp
Giao việc khắc phục xong phải kiểm tra lại, có biên bản xác nhận. Nhớ theo dõi sát, kiểm tra sau 1-2 tháng xem các lỗi lặp lại không. Đừng để audit nội bộ là “one time show” rồi… vứt đấy!

6. Luôn “review” quy trình audit nội bộ hằng năm
Phân tích lại kế hoạch, câu hỏi, tình huống năm qua, có nên thêm bớt gì không? Công ty bạn thay đổi gì, quy mô tăng, rủi ro mới ra sao?

TÓM LẠI: Đánh giá nội bộ không dành cho hình thức đối phó – nó là “phao cứu sinh” giúp bạn nhận diện & xử lý lỗ hổng trước khi bị truy lỗi thật sự. Làm tốt khâu này, bạn sẽ vững vàng qua mọi đợt kiểm tra bên ngoài, tự tin nâng chất lượng quản lý, tiết kiệm thời gian, chi phí và cả… mất mặt!

Bạn đã sẵn sàng làm lại kế hoạch audit nội bộ thật “ăn tiền” chưa?

27/10/2025

ĐỪNG CHỜ ĐẾN KHI AUDIT BÊN NGOÀI MỚI BIẾT LỖ HỔNG HỆ THỐNG – CHỦ ĐỘNG ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ HIỆU QUẢ NGAY TỪ BÂY GIỜ!

Lập kế hoạch đánh giá nội bộ (internal audit) là “vũ khí bí mật” giúp phát hiện vấn đề trước khi bị audit bên ngoài soi ra. Nhưng đa số doanh nghiệp (và cả chuyên trách ISO) vẫn làm theo kiểu hình thức, chưa tối ưu được giá trị thực tế mà tiêu chuẩn yêu cầu.

Làm sao để lập một kế hoạch đánh giá nội bộ thực tế, hiệu quả và khách quan? Dưới đây là một số hướng dẫn “xôi thịt”, dễ hiểu, dễ làm cho các hệ thống ISO 9001, 14001, 45001, 50001:

1. Xác định phạm vi cụ thể – Audit không phải chỉ là “đi dạo”
Đừng đánh giá theo tuần tự bộ tài liệu. Hãy chọn phạm vi theo rủi ro, điểm yếu của quy trình hoặc những chỗ hay bị “vướng” trong thực tế (ví dụ: lắng nghe phản ánh của khách hàng/nhân viên, phép đo theo dõi KPI, báo cáo tai nạn lao động…). Lập bảng liệt kê các điểm cần ưu tiên kiểm tra kỹ, dựa trên: kết quả audit lần trước, thay đổi hệ thống, tình hình vận hành gần đây.

2. Phân công auditor phù hợp – Khách quan là số 1
Đừng chỉ “chia cho đủ người”. Auditor KHÔNG kiểm tra công việc do mình phụ trách. Hãy cắt cử những người có kinh nghiệm về quy trình đối tượng, thậm chí phối hợp cross-department để tránh nhầm lẫn “người nhà với nhau”. Đào tạo ngắn cho auditor những kỹ năng đặt câu hỏi mở, ghi nhận bằng chứng – cực kỳ thiết thực.

3. Chuẩn bị checklist SÁT thực tế
Đừng copy nguyên mẫu câu hỏi trong tiêu chuẩn. Hãy chuyển các điều khoản sang checklist phù hợp với quy trình, ví dụ:
- ISO 9001: kiểm tra cách kiểm soát đầu vào, phiếu kiểm tra chất lượng thực tế
- ISO 14001: kiểm tra hiện trường quản lý nước thải, bãi tập kết rác
- ISO 45001: đối chứng hồ sơ tập huấn ATVSLĐ với thực tế hiện trường
- ISO 50001: kiểm tra hoạt động bảo dưỡng thiết bị tiêu thụ điện năng lớn
Hãy bổ sung chỗ ghi lưu ý thực tế khi đi kiểm tra – vấn đề chính là phát hiện chỗ không khớp giữa hồ sơ và thực tế.

4. Đánh giá dựa vào bằng chứng – Không cảm tính
Ghi nhận cụ thể: ai làm, làm gì, bằng cái gì. Đừng “chém gió” kiểu “phòng sản xuất tuân thủ tốt”, mà phải chỉ ra bằng chứng (hồ sơ, hình ảnh, phỏng vấn nhân viên), chỉ rõ thiếu sót, đúng/sai ở đâu. Kết quả phải dùng được cho hành động khắc phục sau này.

5. Đừng chỉ audit để kiểm điểm – Audit để cải tiến
Coi đánh giá nội bộ là cơ hội nhận diện điểm yếu (lỗ hổng), cơ hội cải tiến quy trình, đúc kết kinh nghiệm. Sau audit, phải có họp ra giải pháp cụ thể, phân công trách nhiệm, theo dõi đến khi xử lý dứt điểm.

Nhớ: Đánh giá nội bộ không phải là “làm lấy lệ cho xong”, mà là cách nhanh nhất để giúp doanh nghiệp tự tin trước audit bên ngoài!

27/10/2025

XỬ LÝ SẢN PHẨM LỖI: ĐỪNG CHỈ “DÁN MIẾNG BĂNG DÍNH”, HÃY GIẢI QUYẾT TẬN GỐC!

Bạn có từng nghe sếp hỏi: “Lần sau phải cẩn thận hơn nhé”? Rồi... sự cố lặp lại? Đây là lý do tiêu chuẩn ISO 9001, 14001, 45001, 50001 đều yêu cầu xác định nguyên nhân gốc rễ và hành động khắc phục để ngăn tái diễn, không chỉ “xử lý cho xong”.

Các điều khoản tiêu chuẩn thường nhắc tới hành động khắc phục (Corrective Action), nhưng ở doanh nghiệp mình, không ít anh chị em chỉ ghi: “Đào tạo lại nhân viên”, “Kiểm tra thường xuyên hơn”. Đó chỉ là giải pháp ngắn hạn.

VẬY XỬ LÝ THẾ NÀO CHO XÔI THỊT?

1. Quy trình xử lý sản phẩm lỗi:
- Phát hiện lỗi: Nhân viên QC/QA/phòng ban nào phát hiện đều phải ghi nhận lại ngay. Đơn giản nhất là phiếu báo cáo lỗi hoặc chụp hình gửi nhóm chat, đừng trì hoãn.
- Cách ly sản phẩm lỗi: Không để lọt lưới vào khách hàng. Đánh dấu hoặc chuyển vào khu vực kiểm tra riêng.
- Đánh giá mức độ nghiêm trọng: Lỗi nhẹ thì sửa chửa, lỗi lớn cần báo ngay cấp trên/họp xử lý.

2. Xác định nguyên nhân gốc rễ:
Đừng chỉ hỏi “Lỗi vì sao?”, mà hãy đào sâu:
Phương pháp “5 Why”:
- Tại sao kiện hàng bị méo mó?
(Vì sản phẩm xếp sai vị trí trong container)
- Tại sao xếp sai vị trí?
(Vì nhân viên xếp nhầm pallet)
- Tại sao xếp nhầm pallet?
(Vì hướng dẫn phân loại không rõ ràng)
- Tại sao hướng dẫn không rõ ràng?
(Vì chưa được cập nhật sau thay đổi quy cách đóng gói)
- Tại sao chưa cập nhật?
(Vì không có quy trình cập nhật tài liệu)

Bạn thấy đấy, nếu chỉ đào tạo lại nhân viên mà không xử lý khâu cập nhật hướng dẫn, sự cố sẽ còn lặp lại.

Dùng biểu đồ xương cá (Fishbone/Ishikawa) để họp nhóm tìm nguyên nhân cũng rất hiệu quả. Chia ra nhóm: Con người, máy móc, phương pháp, vật liệu, môi trường… rồi gạch đầu dòng tất cả yếu tố có thể gây ra lỗi.

3. Đưa ra và theo dõi hành động khắc phục:
Giải pháp phải “chữa từ gốc”, ví dụ:
- Thiết lập quy trình cập nhật tài liệu rõ ràng, ai chịu trách nhiệm ký, bao lâu kiểm tra một lần.
- Cài đặt check-list khi đóng hàng, yêu cầu người chịu trách nhiệm ký xác nhận.
- Đào tạo bổ sung cho nhóm liên quan khi có thay đổi quy trình (có biên bản mốc thời gian).

Quan trọng: Giao người chịu trách nhiệm thực hiện, hạn hoàn thành và kiểm tra lại sau thời gian nhất định, không để “trôi”.

DÙ BẠN LÀM ISO 9001, 14001, 45001 HAY 50001, BÀI HỌC CHUNG LÀ: ĐỪNG CHỈ ĐIỀU TRỊ TRIỆU CHỨNG, MÀ PHẢI ĐIỀU TRỊ CẢ “CĂN BỆNH”.

Hãy thử áp dụng các bước trên, bạn sẽ thấy chất lượng, an toàn, môi trường, hiệu quả năng lượng… đều được cải thiện rõ ràng, không còn làm đối phó mỗi khi audit hay xảy ra sự cố nữa.

26/10/2025

SẢN PHẨM LỖI LÀ CHUYỆN KHÔNG TRÁNH KHỎI – QUAN TRỌNG LÀ XỬ LÝ, TÌM GỐC RỄ VÀ NGĂN TÁI DIỄN!

Nếu bạn đang làm công tác ISO cho doanh nghiệp sản xuất, chắc chắn từng gặp tình huống sản phẩm bị lỗi, đơn hàng bị trả về, hoặc khách hàng than phiền chất lượng. Vấn đề không chỉ là xử lý nội bộ cho xong mà là phải đào sâu, đập tận gốc nguyên nhân và đảm bảo không lặp lại với những lần sau.

Vậy ISO 9001, 14001, 45001, 50001 yêu cầu gì? Và ứng dụng như thế nào mới thực sự hiệu quả, không làm đối phó, không lan man?

1. ĐỪNG CHỈ “DÁN TEM, BÁO CÁO CHO QUA” – PHẢI LÀM RÕ NGUYÊN NHÂN GỐC RỄ
Khi phát hiện sản phẩm lỗi, điều đầu tiên nhiều chỗ làm là đem đi sửa hoặc loại bỏ, rồi làm báo cáo gửi lên trên. Việc này không sai, nhưng chưa đủ. ISO yêu cầu phải TÌM NGUYÊN NHÂN GỐC RỄ (root cause analysis), không chỉ xử lý phần ngọn.

Làm thế nào?
- Áp dụng phương pháp 5 WHY: Hỏi “tại sao?” đến ít nhất 5 lần để tìm ra nguồn gốc thật sự.
Ví dụ:
Sản phẩm bị trầy xước khi xuất xưởng.
- Tại sao? Vì công nhân sắp xếp hàng chưa đúng cách.
- Tại sao? Vì không có hướng dẫn rõ ràng về cách sắp xếp.
- Tại sao? Vì quy trình chưa cập nhật khi thay đổi bao bì.
- Tại sao? Vì không ai phụ trách cập nhật quy trình khi thay đổi vật tư.
- Tại sao? Vì chưa phân vai rõ trong bộ phận QLCL.

- Biểu đồ xương cá (Ishikawa): Vẽ ra các nhánh lớn như Máy móc, Con người, Phương pháp, Vật liệu, Môi trường, Đo lường… để truy vết từ nhiều góc độ.

2. HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC – ĐỪNG CHỈ “DẬP TẮT ĐIỂM CHÁY”
Hầu hết các doanh nghiệp dừng lại ở bước xử lý lỗi hiện tại và báo cáo. Nhưng ISO muốn bạn phải đưa ra HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC – corrective action để có quy trình phòng ngừa lặp lại.

Thực tế, áp dụng dễ dàng:
- Nếu lỗi do thao tác: Tổ chức đào tạo lại, bổ sung SOP chi tiết kèm hình ảnh minh họa.
- Nếu lỗi từ máy móc: Xây dựng lịch kiểm tra bảo trì định kỳ, ghi nhận lại kết quả trên form check.
- Nếu từ nguyên liệu hoặc nhà cung cấp: Lập bộ tiêu chí kiểm tra đầu vào, chọn lại NCC, đàm phán chất lượng rõ ràng.

3. LUÔN GIÁM SÁT, ĐÁNH GIÁ VÀ CẢI TIẾN
Sau khi khắc phục, phải:
- Theo dõi liên tục, lập biểu đồ kiểm soát để xem lỗi có thực sự giảm.
- Rà lại quy trình, tài liệu liên quan, cập nhật nếu cần.
- Phối hợp giữa các bộ phận (SX, QLCL, Bảo trì…) để đánh giá hiệu quả và ngăn ngừa lỗi tái diễn.

Mẹo nhỏ: Hãy lưu hồ sơ đầy đủ quá trình xử lý và cải tiến, vừa dễ trả lời chuyên gia đánh giá ISO vừa giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát rủi ro thực sự.

Nhớ nhé, làm ISO là để giúp công ty vận hành tốt hơn, không phải chỉ làm đủ thủ tục hay bảng biểu cho đẹp.

26/10/2025

QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG, MÔI TRƯỜNG, AN TOÀN VÀ NĂNG LƯỢNG DỄ DÀNG HƠN CHỈ VỚI 1 CHI TIẾT NHỎ: MÃ VẠCH & SỐ LÔ!

Bạn cứ tưởng phải làm ISO là phức tạp sao? Thật ra, chỉ cần ứng dụng mã vạch và quản lý số lô, quy trình ISO từ 9001 (chất lượng), 14001 (môi trường), 45001 (an toàn) đến 50001 (năng lượng) sẽ nhẹ nhàng hơn rất nhiều.

Chưa tin? Cùng xem ứng dụng thực tế nhé:

Ví dụ: Bạn là QA/QC hoặc nhân viên ISO nhà máy ngành thực phẩm, sản xuất linh kiện, hoặc hóa chất, thường xuyên phải… đi tìm dữ liệu truy vết khi gặp sự cố? Bỏ bao nhiêu thời gian để rà đơn hàng, kiểm tra nhật ký sản xuất và vẫn thiếu thông tin?

Chỉ cần một thao tác nhỏ: GÁN MÃ VẠCH và SỐ LÔ lên từng khay hàng, cuộn nguyên liệu, thành phẩm xuất xưởng.

Khi xảy ra lỗi, như: khách hàng trả về hàng bị lỗi, phát hiện sản phẩm không đạt, bạn chỉ cần quét mã vạch là biết ngay LOT (SỐ LÔ) xuất phát từ đâu, ngày sản xuất, ca làm việc nào, nguyên liệu từ nhà cung cấp nào, thậm chí lưu ở vị trí nào trên kho.

Điều này giúp cực kỳ hiệu quả trong:

- Đáp ứng ISO 9001 Điều khoản 8.5.2, 8.5.3: Truy xuất nguồn gốc, xác định trạng thái sản phẩm, kiểm soát thay đổi.
- Đối soát được ngay từng công đoạn, không cần dò giấy tờ hay hỏi han mất thời gian.
- Giảm nguy cơ rủi ro, tiết kiệm chi phí xử lý sai phạm.
- Đáp ứng ISO 14001, 45001 khi cần truy xuất nhanh nguyên liệu/hóa chất liên quan đến môi trường, an toàn – đặc biệt hữu ích trong các sự cố như rò rỉ hóa chất, lô nguyên liệu kém chất lượng.
- Đáp ứng ISO 50001 khi cần kiểm soát vật tư, thiết bị sử dụng năng lượng, xác định lô thiết bị nào tiêu tốn năng lượng bất thường.

Cách làm thực tế:

1. Đặt quy định về đánh số lô và in mã vạch với từng quy trình SX/nhập hàng.
2. Đào tạo nhân viên sản xuất, kho, QC quét nhập dữ liệu trực tiếp qua phần mềm (có thể dùng các giải pháp Excel, Google Sheet, Odoo… tùy ngân sách).
3. Ghép thông tin số lô xuyên suốt: từ nguyên liệu đầu vào, qua từng công đoạn sản xuất, đến thành phẩm cuối cùng – không được bỏ trống CHẶNG NÀO!
4. Khi cần, chỉ cần search mã lô hoặc quét mã vạch là truy xuất được lịch sử.

Lời khuyên: Đừng chờ có phần mềm lớn, cứ bắt đầu với giải pháp nhỏ (như Google Sheet + QR code online miễn phí), miễn bạn có được THÔNG TIN CHI TIẾT của từng lô hàng!

Anh chị em làm ISO, đừng chỉ ghi sổ đối phó – hãy ứng dụng thật, dễ, hiệu quả và kéo cả công ty đi lên!

25/10/2025

DÙNG MÃ VẠCH, SỐ LÔ ĐỂ KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG – XỬ LÝ SỰ CỐ NHANH CHÓNG VÀ AN TOÀN!

Bạn có từng mất hàng ngày trời lục lọi xưởng, kho, tìm lại nguyên nhân sự cố sản phẩm? Hay khi khách hàng phàn nàn, đội ISO loay hoay mãi không tìm nổi lô hàng, nguồn nguyên liệu gây lỗi? Rất nhiều công ty vẫn nhập liệu từ giấy tờ thủ công hoặc Excel rời rạc, dẫn tới việc kiểm soát sản phẩm – nguyên vật liệu bị rời rạc, gián đoạn. Và đây là “bí kíp xôi thịt” dành cho bạn: Ứng dụng mã vạch, số lô xuyên suốt từ nguyên liệu đến thành phẩm!

Cụ thể, bạn có thể làm gì?

- Khi nhập hàng: Dán mã vạch / tạo số lô cho từng thùng nguyên vật liệu. Đơn giản nhất là số lô gồm mã loại vật tư + ngày nhập (ví dụ: PLASTIC-240601).
- Trong sản xuất: Phiếu chuyển giao nguyên liệu, hồ sơ theo dõi, ghi rõ số lô nào được dùng cho mẻ, chuyến sản xuất nào.
- Ra thành phẩm: Mỗi sản phẩm hoặc lô thành phẩm đều gắn mã vạch hoặc ghi rõ số lô tương ứng.
- Xuất kho, giao hàng: Tất cả giấy tờ liên quan, tem nhãn, xuất hàng đều ghi theo mã lô, mã vạch.

Vậy liên hệ thực tiễn các tiêu chuẩn ISO ra sao?

- ISO 9001 – Quản lý chất lượng: Điều khoản 8.5.2 kiểm soát thay đổi và 8.5.1 kiểm soát sản xuất. Có mã vạch/số lô, khi quy trình bị lỗi, bạn xác định chính xác ngay lô hàng/ca sản xuất bị ảnh hưởng để xử lý tận gốc và chủ động phòng ngừa.
- ISO 14001 – Môi trường: Theo dõi chính xác xuất xứ, lô sản phẩm liên quan đến các sự cố môi trường, kiểm soát hóa chất rõ ràng, giảm thiểu nguy cơ thất thoát, phát sinh chất thải không kiểm soát.
- ISO 45001 – An toàn sức khỏe nghề nghiệp: Truy vết nhanh vật tư, đặc biệt những vật tư độc hại, từ khâu nhập đến sử dụng, giúp kiểm soát rủi ro, truy xuất nhanh khi cần cách ly hoặc thu hồi.
- ISO 50001 – Quản lý năng lượng: Ứng dụng số lô, mã vạch để kiểm soát các thiết bị tiêu thụ năng lượng theo từng lô, giúp bạn phân tích nguyên nhân tiêu hao vượt mức hay trục trặc hệ thống dễ dàng.

Ví dụ thực tế:
Sản phẩm vừa giao cho khách bị phát hiện lỗi, dựa vào mã lô trên bao bì, bạn tra ngược về nguyên liệu nhập hôm nào, ai giao, dùng cho những mẻ nào khác chưa? Đối chiếu sổ giao – nhận rất nhanh mà không cần lọ mọ đi hỏi từng bộ phận. Hay phát hiện hóa chất có vấn đề, chỉ cần quét mã, lọc sổ, xác định nhanh những ca sản xuất nào liên quan, chủ động thu hồi tránh lan rộng.

Đây là giải pháp cực kỳ đơn giản ai cũng làm được nhưng lực lại cực kỳ lớn cho sự kiểm soát, chủ động và nâng chất lượng hệ thống ISO thực chiến chứ không còn “diễn” trên giấy nữa!

Bạn đã thử cách này chưa? Nếu chưa, bắt đầu từ bây giờ nhé!

ISO thực chiến-Cẩm nang Hướng dẫn thực hiện

31/10/2025

30/10/2025

30/10/2025

29/10/2025

29/10/2025

28/10/2025

28/10/2025

27/10/2025

27/10/2025

26/10/2025

26/10/2025

25/10/2025

Address

Website

Alerts

Shortcuts

Share

Category