Management Hub

04/07/2025

HR-метрика: Time to Fill

Скільки часу вакансія залишається відкритою?

Time to Fill — це кількість днів від моменту відкриття вакансії (коли затверджено бюджет і почався пошук) до моменту, коли кандидат виходить на роботу або принаймні приймає офер (залежить від практики компанії).

◾️ Формула:

Дата виходу кандидата (або прийняття оферу) – Дата відкриття вакансії = Time to Fill

◾️ Навіщо рахувати:

Ця метрика допомагає оцінити:
🔹 Наскільки швидко HR закриває потреби бізнесу.
🔹 Скільки часу команда/напрям працює у «дефіциті».
🔹 Де саме «застрягає» процес найму: на етапі пошуку, інтерв’ю чи погодження.

◾️ Чому це важливо для бізнесу:

Поки вакансія відкрита:
⚠️ Сповільнюються процеси.
⚠️ Зростає навантаження на команду.
⚠️ Втрачаються можливості та прибуток.

А якщо таких вакансій багато — ризики накопичуються і перетворюються на серйозну бізнес-проблему.

◾️ Time to Fill ≠ Time to Hire

🔹 Time to Hire показує швидкість найму конкретного кандидата.
🔹 Time to Fill відображає загальну тривалість життя вакансії.
#БізнесПроцеси

03/07/2025

27/06/2025

Інструменти управління
🧭 Операційні ритми команди: чому календар — це стратегічний документ

У більшості команд календар — це просто місце, де записують зустрічі. Але насправді управлінський ритм — це те, що тримає фокус, швидкість і передбачуваність у складні періоди.

📌 Операційний ритм — це узгоджена послідовність зустрічей, переглядів, звітів, рішень і чек-інів, які утворюють «пульс» організації або команди.

🛠 Що це дає:
• Фокус — всі розуміють, коли обговорюємо стратегію, коли поточні задачі, коли перегляд цілей.
• Рольовий поділ — кожна зустріч має свою функцію (синхронізація, прийняття рішень, рефлексія тощо).
• Прозорість — зменшується кількість “ad-hoc” завалів і термінових пожеж.
• Системність — керівник керує не вручну, а через систему ритмів.

💡 Навіщо це вам як керівнику?
• Зменшує кількість хаосу 🧯
• Створює передбачуваність для людей 📆
• Дозволяє не вигоріти самому 🧠
• Показує, що команда — не “аврал-сервіс”, а система

📋 Що може входити в ритм:
• Щоденні короткі синки (10–15 хв): що зробив/роблю/що заважає
• Щотижневі 1:1 — не про задачі, а про людину
• Раз на 2 тижні — командна ретроспектива: що було ок/не ок
• Раз на місяць — стратегічна зупинка: де ми є, куди йдемо
• Раз на квартал — сесія з цілями/перезавантаженням фокусу

🧩 Плюс: це можна підлаштувати під будь-яку команду — головне, щоб було постійно, а не «коли зручно».
Бо коли «зручно» — тоді все горить, а не керується.

📍Пам’ятайте: управлінський календар — це не про завантаженість, а про передбачуваність.
Іноді кращий вклад у культуру — не ще одна цінність, а чітка регулярність.

17/06/2025

Ідеального рішення не існує. Але є той інструмент, який підходить саме вашій команді. Порівняємо три популярних варіанти 👇

🟩 Trello — візуальний, простий, гнучкий

✅ Коли підходить:
▪️ Маленькі та середні команди
▪️ Креативні, контентні, освітні проєкти
▪️ Якщо не маєте досвіду з PM-системами

🔹 Інтерфейс — drag-and-drop канбан-дошка
🔹 Просте створення карток, тегів, чеклістів
🔹 Ідеальний для персонального планування, редакційних календарів, роботи з фрилансерами

🚫 Мінуси:
▪️ Мінімальна аналітика
▪️ Немає складної логіки або автоматизації

🟦 Jira — для складних, технічних, масштабних процесів

✅ Коли підходить:
▪️ IT-команди
▪️ Великий цикл розробки / підтримки
▪️ Коли є потреба в звітності, логіці, автоматизації

🔹 Підтримує Scrum, Kanban, roadmap, backlog
🔹 Високий рівень кастомізації
🔹 Ідеальний для DevOps, QA, Product команд

🚫 Мінуси:
▪️ Складний в налаштуванні
▪️ Зайвий функціонал для “легких” проєктів
▪️ Потрібно навчання, onboarding

🟨 Asana — золота середина для командної роботи

✅ Коли підходить:
▪️ HR, маркетинг, проєктні офіси
▪️ Кросфункціональні команди
▪️ Потрібен баланс між простотою й аналітикою

🔹 Сильна система завдань, дедлайнів, відповідальних
🔹 Різні візуалізації: список, таймлайн, дошка
🔹 Інтеграція з багатьма інструментами: Slack, Google Drive, Notion

🚫 Мінуси:
▪️ Безкоштовна версія має обмеження
▪️ Не завжди інтуїтивно зрозумілий UX

💡Рекомендація:
Обирайте не “кращий” інструмент, а той, який:
▪️ Команда готова використовувати
▪️ Підтримує ваш тип процесів
▪️ Не створює більше роботи, ніж вирішує.

#Продуктивність #ПроєктнийМенеджмент

09/06/2025

Думай як Project Manager — навіть якщо ти не PM

📌 Успішні керівники — не ті, хто все встигає. А ті, хто вміє навести ясність у складному.

І тут у пригоді стає підхід, який практикують Project Managers щодня.
Навіть якщо ви керівник команди, HR, CEO чи координатор без “офіційного” титулу PM — ці навички будуть корисні.

3 базові інструменти з мислення Project Manager, які варто застосовувати щотижня👇

1. 🧩 Декомпозиція задачі

Було:
“Треба оновити онбординг”

Стало:
🔹 Зібрати зворотний зв’язок від новачків
🔹 Оновити welcome-документ
🔹 Додати 1:1 на 5-й день
🔹 Записати коротке відео з HR

👉 Чому це працює:
Велике завдання перестає лякати. Ви точно знаєте, з чого почати.

2. 🔺 Пріоритизація - не все важливе термінове

Запитайте себе:
— Це терміново?
— Це важливо?
— Це може почекати?

Проста система MoSCoW:
• Must have — критично
• Should have — бажано
• Could have — якщо буде час
• Won’t do — не зараз

👉 Чому це працює:
Не все важливе — термінове. Але саме термінове часто “з’їдає” час усього тижня.

3. 🔁 Ретроспектива на 15 хвилин

Раз на 2 тижні сідаєте з командою або самостійно і відповідаєте:

— Що працювало добре?
— Що заважало?
— Що змінити наступного разу?

👉 Чому це працює:
Менеджмент без рефлексії — це безкінечна гонитва.

🎯 Інсайт:

Проєктне мислення — це не про діаграми Ганта. Це про ясність, фокус і рух.
Навіть одна проста зміна у підході — наприклад, регулярна ретроспектива — вже перетворює стиль керування.

06/06/2025

Чому тривожить відсутність тривоги?
Питання, яке так складно поставити самому собі.

Є один парадокс. Коли все горить, валиться, тече — всередині часто навпаки: майже дзен.
Криза — зрозуміла гра. Все чітко: бачиш проблему, гасиш, команда зібрана, план є, адреналін тече — і ти в потоці.
У такі моменти — максимум фокусованості, мінімум сумнівів. Ти дієш. Ти рятуєш. Ти знаєш, що робити.

Але щойно все стабілізується, процеси налагоджуються, дедлайни переносяться у «не скоро», а календар стає помірним, як щось всередині починає тривожно шепотіти.
Тривога не зникає. Вона просто трансформується — у тривогу через відсутність тривоги.
Все ніби добре. І саме це «все добре» починає лякати найбільше.

🧠 Мозок підказує:
«Щось тут не так… Занадто спокійно. Напевно, десь чекає підстава. Щось я упускаю. Зараз щось точно прилетить».
І якщо не прилітає — він вигадує бурю сам.

Ми починаємо роздувати задачі на порожньому місці. Самі собі створюємо «аврал», накручуємо прості запити до рівня драми, вигадуємо дедлайни, які ніхто не просив.
Наче просто не вміємо жити без екшену.

📌 Парадокс:
Коли все погано — ми зібрані.
Коли все добре — ми лякаємось і створюємо кризу вручну.
Щоб знову стати рятівниками. Щоб відчути драйв.
Щоб не було нудно.

Але, можливо, спокій — це теж результат.
Можливо, не обов’язково щодня горіти, щоб бути корисним.
Можливо, тиша — це не пустка, а простір для росту.

🔁 Якщо вам знайомий цей стан — поділіться у коментарях.
Бо іноді найглибше заспокоєння починається з простого: “ти не один у цьому”.

03/06/2025

Soft Skills Models #2.
CFO. Фінансовий директор 🧑‍💻💰

✅ Продовжуємо рубрику “Моделі soft skills” — короткі шпаргалки для тих, хто хоче краще розуміти, якими навичками має володіти професіонал на ключовій позиції.
Це не догма — у кожної компанії, галузі та керівника може бути своє бачення. Але впевнені, що щось із цього точно можна взяти на замітку 📌

Важливо, щоб фінансовий директор був обережним і прагматичним ⚖️, але водночас відкритим до змін 🔄, умів знаходити баланс між ризиком ⚠️ і стабільністю 🧱, щоб забезпечити сталий розвиток компанії 📈.

🔹 Яким має бути сильний CFO (Chief Financial Officer)?
Це людина, яка:
— вміє керувати ризиком і при цьому зберігати стратегію
— приймає рішення на базі аналітики, а не інтуїції
— здатна не лише рахувати, а й переконувати
— тримає баланс між контролем і довірою
— є партнером для CEO, а не лише “охоронцем бюджету”

✔️ Особистісні якості:
• Самоорганізація 🗂️ — вміння тримати процеси під контролем навіть у високому навантаженні
• Особиста відповідальність ✅ — не ховається за “компанія вирішила”, а бере ініціативу
• Орієнтація на досягнення цілей 🎯 — фокус не лише на цифрах, а на результаті для бізнесу
• Робота в команді 🤝 — здатність бути опорою, а не “окремим аналітичним островом”
• Гнучкість 🤸 — фінансова стратегія має адаптуватись до нових викликів
• Уміння розв’язувати проблеми 🧩 — швидке ухвалення рішень на перетині цифр і сенсів
• Планування та організація 📅 — управління пріоритетами й ресурсами
• Стійкість до зовнішніх впливів 🛡️ — CFO має залишатись стабільним навіть у кризу

✔️ Поведінкові компетенції:
• Аналіз даних 📊 — здатність бачити не просто цифри, а тренди, сигнали, ризики
• Організованість 🧾 — чіткість у підходах, дедлайнах, системах
• Наполегливість 🚀 — доводити ініціативи до реалізації, навіть коли це непросто

✔️ Мотиваційні драйвери:
• Традиційність 🏛️ — схильність до системності, структурності, перевірених практик
• Утилітарність ⚙️ — прагнення до ефективності, вимірності, практичного результату
• Теоретичний тип 📚 — інтерес до знань, трендів, фінансових стратегій

🔍 Цікаво: сучасний CFO часто одночасно виконує ролі:
аналітика, лідера змін, бізнес-радника і “сторожа довіри” для стейкхолдерів.

27/05/2025

🤝 HRBP + PM = команда змін
Чому HR Business Partner і Project Manager — найкращі союзники у період трансформацій

Коли команда проходить через зміни — запускає новий продукт, реорганізовується чи просто швидко росте — ключовими стають дві ролі:
HRBP (HR Business Partner) і PM (Project Manager).
І якщо вони працюють не паралельно, а разом — ефект множиться.

Що об’єднує HRBP і PM:

1. Робота на стику “люди + процеси”
Обидві ролі не просто про функції. Вони про синергію.
HRBP допомагає команді пройти зміни м’яко. PM — провести їх структуровано.

2. Доступ до критичних даних
PM тримає руку на пульсі планів, дедлайнів і пріоритетів.
HRBP бачить пульс емоцій, стосунків і зростання напруги.
Разом вони формують повну картину проєкту.

3. Мета — стабільна команда, яка дає результат
Обидва думають не тільки про завершення проєкту, а про людей, які це забезпечують.

Як виглядає хороша співпраця на практиці:
• PM каже HRBP: “У нас новий проєкт — буде багато стресу. Що ми можемо зробити на старті, щоб підтримати команду?”
• HRBP каже PM: “У тебе двоє ключових людей на межі вигорання. Давай подивимось, як адаптувати план чи розподілити навантаження.”
• Разом: проводять ретроспективу не лише по задачах, а й по культурі. Запитують команду: “Що нам завадило? Де ми були сильними?”

Хочете почати співпрацю з нуля?

Ось три прості кроки:
1. Запросіть HRBP на стартові зустрічі проєкту
(навіть якщо це не “їхня зона”). Нехай чують, як ставляться цілі й де можуть виникати ризики.
2. Поділіться мапою змін
Покажіть: ось ключові етапи, ось потенційні “вузькі місця”. HRBP підкаже, де може знадобитись підтримка чи фасилітація.
3. Регулярний 15-хвилинний синк раз на 2 тижні
(*синк-коротка зустріч для звірки статусів, фокусів або поточних питань). Не про звітність. А щоб запитати одне одного: “Що зараз важливо, але непомітно?”

📌 Висновок:
Коли HRBP і PM не просто знають один одного, а виступають союзниками — команда не просто «виживає в проєкті», а росте на кожному етапі змін.

#ПравильніРішення #КоманднаРобота

23/05/2025

Пʼятниця та трішки рефлексії

Що я зрозумів(-ла) про себе як лідер цього тижня?

Часто ми закриваємо тиждень галочками в таск-менеджері. Але справжній прогрес — це не тільки зроблене, а й усвідомлене.

Ось 3 запитання, які варто задати собі перед новим стартом.
Для особистого щоденника, або як глибший формат 1:1 із командою:

1. Коли я був(-ла) лідером, а коли — просто менеджером?
Чи надихав(-ла)? Чи тільки контролював(-ла)?

2. Що я зробив(-ла) цього тижня, що посилило (або послабило) довіру до мене?
Можливо, неочевидна дія мала великий ефект.

3. Якби мене не було в команді — що б змінилось?
Це про вплив, а не про контроль. Що я справді привніс?

І ще одне:

Напишіть у коментарях, яка фраза або ситуація цього тижня зачепила вас — як лідера, як колегу або як людину.

Рефлексія — це не слабкість. Це сила, яка починається з чесного погляду на себе.

#ПравильніРішення

22/05/2025