04/07/2025
বিদেশে উচ্চশিক্ষায় ফান্ডিংঃ সঠিক Email কিভাবে লিখব?
Dr-Ashiqur RahmanDr-Ashiqur Rahman
বিদেশে ব্যাচেলর, মাস্টার্স বা পিএইচডি করতে গেলে একটি পারফেক্ট ইমেইল কতটা গুরুত্বপূর্ণ তা বলে শেষ করা যাবে না! শুধুমাত্র ইমেইলের সাবজেক্ট এর কারণে অধিকাংশ ইমেইল প্রফেসররা ওপেনই করেন না! আপনি যতই যোগ্য আর মেধাবী হোন না কেন, সঠিক ভাবে ইমেইল লিখতে না জানলে বিদেশে উচ্চশিক্ষায় ফান্ডিং অধরাই থেকে যেতে পারে! আজকের এই লিখায় আমার অভিজ্ঞতা থেকে দেখানোর চেষ্টা করছি- কীভাবে একটি স্মার্ট এবং to-the-point ইমেইল লিখতে হয়, যেটি আপনাকে ফান্ডিং, স্কলারশিপ, রিসার্চ অ্যাসিসট্যান্টশিপ বা এডমিশন পেতে সাহায্য করবে। একই সাথে ২টি ইমেইল টেমপ্ল্যাট নিচে দেওয়া হয়েছে, যেগুলো আপনি কাস্টোমাইজ করে নিজের মত করে ব্যাবহার করতে পারেন।
ইমেইল লেখার ১২টি নিয়ম – MUST FOLLOW (What TO DO)
১. অতিব গুরুত্বপূর্ণ সাবজেক্ট লাইন
•❌ "Help needed"
•✅ "Application for MSc in Biotechnology with Scholarship - Fall 2025"
•✅ "Inquiry about Research Assistant Position in Renewable Energy Lab"
২. পারফেক্ট গ্রিটিং
•❌ "Hi Sir", “Hello Sir”
•✅ "Dear Professor Dr. Rahman"
•✅ "Dear Dr. Smith"
৩. শক্তিশালী সেলফ-ইন্ট্রোডাকশন
উদাহরণ:
"I am a final-year student of Biochemistry at the University of Dhaka with a CGPA of 3.92/4.00. My undergraduate thesis on 'Nanoparticle-based Drug Delivery Systems' was awarded the Best Research Project in our department."
৪. প্রফেসরের কাজের সাথে কানেকশন দেখান
উদাহরণ:
"I have been following your groundbreaking work on graphene-based biosensors published in 'Advanced Materials' (2023). Your innovative approach to early cancer detection inspired me to pursue research in this field."
৫. স্পেসিফিক স্কিলস হাইলাইট করুন
•❌ "I have research experience"
•✅ "I have hands-on experience with HPLC, PCR, and cell culture techniques during my 6-month internship at ICDDRB"
(আমার পেজ, লাইক দিয়ে রেখে দিতে পারেন, যেখানে এখন থেকে উচ্চশিক্ষা সম্পর্কিত নিয়মিত পোস্ট পাবেনঃ https://www.facebook.com/ashiqurpage
আমার Youtube চ্যানেল যেখানে উচ্চশিক্ষা সম্পর্কিত অনেক গুলো ভিডিও আপলোড করা হয়েছে, আরও অনেকগুলো আপলোড হচ্ছে প্রতিদিনঃ https://www.youtube.com/.ASHIQUR )
৬. একাডেমিক অ্যাচিভমেন্টস উল্লেখ করুন
উদাহরণ:
"My paper on 'Green Synthesis of Nanoparticles' was published in the Bangladesh Journal of Botany (2024). I also received the Dean's Award for academic excellence in 2023."
৭. স্পষ্টভাবে রিকোয়েস্ট করুন
• "I would be grateful if you could consider me for a research assistant position in your lab."
• "I am applying for the DAAD scholarship and would appreciate your guidance."
৮. প্রফেশনাল ক্লোজিং
• "Thank you for your time and consideration. I look forward to your positive response."
• "I would be happy to provide any additional information if needed."
৯. সাক্ষাৎকারের জন্য সময় চাওয়া
• "Would it be possible to schedule a 15-minute Zoom meeting at your convenience?"
১০. সঠিক অ্যাটাচমেন্ট
• CV (PDF ফরমেটে)
• Transcripts
• Publication PDF (যদি থাকে)
১১. ফলো-আপ ইমেইল
৭-১০ দিন পর: *If you would like to send a new email, then
Subject: "Follow-up: Application for MSc Position - [Your Name]"
১২. প্রফেশনাল সিগনেচার
Best regards,
Your Full Name
Your University
Your Email
LinkedIn Profile Link [Not mandatory]
Phone Number [Not mandatory]
বিদেশে উচ্চশিক্ষায় ফান্ডিং সঠিকভাবে Email লিখতে এই Structure ফলো করুন:
o Introduction + academic background.
o Connection to the professor’s research.
o Clear request (supervision/scholarship).
o Attachments (CV, transcripts, publications).
অবশ্যই Professional Tone (Polite, concise, and free of errors) মাথায় রেখে ইমেইল লিখুন।
---------------------------------
৭টি মারাত্মক ভুল যা এড়িয়ে চলতে হবে (What NOT TO DO)
১. অপেশাদার ইমেইল আইডি
• ❌ [email protected]
• ✅ [email protected]
২. জেনেরিক কন্টেন্ট
•❌ "I want to study in your university because it's good"
•✅ "I am particularly interested in your MSc program due to its unique focus on marine biotechnology, which aligns perfectly with my research interests"
৩. অতিরিক্ত দীর্ঘ ইমেইল
• ১ পৃষ্ঠার বেশি নয়
• ৩-৪ প্যারাগ্রাফে শেষ করুন
৪. গ্রামার ও স্পেলিং ভুল
• গ্রামার ও স্পেলিং ভুল করা যাবে না। Grammarly বা Quillbot দিয়ে চেক করুন
• শিক্ষক বা সিনিয়রকে দিয়ে পড়িয়ে নিন
৫. অপ্রাসঙ্গিক তথ্য
•❌ আপনার স্কুল কলেজের রেজাল্ট (মাস্টার্স আবেদনের সময়)
•✅ রিলেভেন্ট রিসার্চ এক্সপেরিয়েন্স
৬. অতিরিক্ত আবেগী ভাষা
•❌ "I am very poor, please help me"
•✅ "I am highly motivated to pursue this opportunity despite financial constraints"
৭. একই ইমেইল সবাইকে পাঠানো
•❌ একই ইমেইল সবাইকে পাঠাবেন না
•✅ প্রতিটি ইমেইল কাস্টমাইজ করুন
Be mindful that-
✅ ইমেইল পাঠানোর সেরা সময়: সকাল ৮-১০টা (প্রফেসরের টাইমজোন মেনে)
✅ ইউনিভার্সিটি ওয়েবসাইট থেকে প্রফেসরের নাম ডাবল চেক করুন
✅ ইমেইল টেমপ্লেট তৈরি করুন কিন্তু প্রতিটা ইমেইল কাস্টমাইজ করুন
✅ প্রফেসরের ২-৩টি পেপার পড়ে উল্লেখ করুন
________________________________________
Email Template 1: Inquiry About PhD Supervision
Subject: Request for PhD Supervision Opportunity in [Specific Research Area]
Dear Professor [Last Name],
It is my privilege to introduce myself. I am a recent MSc graduate in [Your Field] from [Your University], where I completed my thesis titled "[Your Thesis Title]" under the supervision of [Advisor's Name]. My research focused on [Briefly describe your research focus, e.g., "nanomaterial-based sensors for environmental monitoring"], which aligns closely with your work on [specific topic from the professor’s research].
I have been following your publications, particularly your paper on [specific paper title] in [Journal Name], and I am deeply inspired by your contributions to [specific field]. Your innovative approach to [specific technique or finding] has motivated me to pursue doctoral research in this area.
I am writing to inquire about potential PhD opportunities in your lab for [specific intake, e.g., Fall 2025]. Below are highlights of my research experience and achievements:
• Developed [specific technique/tool] during my MSc, resulting in a publication in [Journal Name] (attached).
• Hands-on experience with [relevant techniques, e.g., electrochemical analysis, SEM, etc.].
• Awarded [any scholarships/awards, e.g., "Best Thesis Award" or "University Gold Medal"].
I have attached my CV, transcripts, and a sample publication for your review. I would be grateful for the opportunity to discuss how my skills and research interests align with your lab’s goals. Would you be available for a brief meeting or call at your convenience?
Thank you for your time and consideration. I look forward to your response.
Best regards,
[Your Full Name]
[Your Current Position/University]
[Email Address] | [LinkedIn Profile]
[Phone Number]
________________________________________
Email Template 2: Scholarship Application Follow-Up
Subject: Follow-Up: Application for [Scholarship Name] – [Your Name]
Dear [Dr./Professor Last Name],
I hope this email finds you well. I am writing to follow up on my previous communication regarding my application for the [Scholarship Name] to pursue [degree/program name] at [University Name]. As someone deeply inspired by your work on [specific research topic], I am eager to contribute to your lab’s ongoing projects, particularly [mention a specific project if known].
Below is a summary of my qualifications:
• Academic Excellence: CGPA of [X]/4.0 in [Your Degree] from [University], with coursework in [relevant subjects].
• Research Experience: [Briefly describe projects, e.g., "3 years of experience in nanoparticle synthesis, published in [Journal Name]"].
• Alignment with Your Lab: My skills in [specific techniques] and interest in [professor’s research focus] make me a strong candidate for your team.
I have attached my updated CV and a 1-page research proposal for your reference. If there are additional materials or steps required, please let me know. I would also appreciate any feedback to strengthen my application.
Thank you again for your time. I look forward to hearing from you.
Sincerely,
[Your Full Name]
[Your Institution]
[Email Address] | [LinkedIn Profile]
________________________________________
মনে রাখবেন: একটি ভালো ইমেইল আপনার জন্য সুযোগের দরজা খুলে দিতে পারে। একটু সময় নিয়ে সঠিকভাবে লিখুন, আপনার কঠোর পরিশ্রমের ফল আপনি পাবেনই, ইনশাআল্লাহ!
………………..
বিদেশে উচ্চশিক্ষার সম্পূর্ণ গাইডলাইন – পর্ব ০৭
Dr-Ashiqur Rahman
Regional Manager - Asia at Erasmus+ National Focal Points | Past President, Erasmus Mundus Association | Research Fellow, Spanish National Research Council | Project Manager | Visiting Professor | Erasmus Mundus & MSCA Scholar | Chair - Global Mobility..
