Hole System

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13/02/2022

Vos données - Notre service - Vos bénéfices

Archivage digital en ligne.
Accès crypté via connexion SSL point à point.
Aucun coût d’investissement : aucun besoin en installation de matériel informatique ou en logiciel.
Portail en ligne pour l’échange de documents.
Accessible depuis n’importe où, 24h/24, 7j/7, en application pratique.
Stockage des données

13/02/2022

Gestion digitale des archives

L’accroissement du nombre de données façonne de plus en plus notre manière de travailler. Être capable d’accéder rapidement à l’information recherchée, partout, à tout moment, est une nécessité absolue dans le monde économique d’aujourd’hui. Pour cela, la gestion de données et leur contrôle sont essentiels.

Hole System offre des solutions d’archivage numérique, conforme aux normes, qui vous permet un accès très rapide aux documents, avec recherche facilitée.

13/02/2022

Questions sur la numérisation des documents

Maintenant que vous êtes convaincus qu’il est nécessaire de numériser vos archives pour l’avenir de votre entreprise, plusieurs questions se posent à vous :

Quelles sont les démarches à entreprendre ?
Quelles sont mes attentes ?
Quel fonds documentaire vais-je numériser ?
Comment je souhaite accéder à ces documents ?
Est-ce que je vais intégrer cette numérisation sur mes serveurs ou l’intégrer à ma GED (Gestion électronique de documents)

La numérisation est complexe, vous devez vous positionner en tant que chef de projet « numérisation ». Vous l'avez compris, vous devez vous projeter dans votre future utilisation.

13/02/2022

Pourquoi numériser les archives d’entreprise

Toutes les raisons sont bonnes pour vouloir numériser vos archives. Le premier reflexe est de penser à l’accessibilité des documents. Nos modes de vies ainsi que nos nouveaux modes de travail, impliquent le partage de la donnée, via l’échange de communications toujours plus connectées et plus rapide. L’histoire de votre entreprise s’est construite autour du papier, ce qui vous a amené à conserver vos archives physiques. Ces archives physiques sont la mémoire de l’entreprise depuis sa création. On parle ici d’un fonds documentaire existant. Selon les typologies de documents, vous devez être garant de leur conservation mais surtout de leur accessibilité en cas de besoin. Pour connaitre cette réglementation, il est important de se référer au texte et circulaire en vigueur.
Définir mon projet de numérisation d’archives

Aujourd’hui, l’ère du numérique et de la digitalisation des entreprises est en plein essor. C’est pourquoi de nouvelles interrogations se posent sur la numérisation des archives et leur archivage numérique. Quels sont les solutions adaptées à mon entreprise ? que puis-je conserver et comment ? toutes ces questions en tant que chef d’entreprises, responsable administratif ou encore responsable financier vous interrogent. Il est souvent question de retrouver le bon document au bon moment lors d’un événement ou d’une situation de la vie de l’entreprise. Il est très difficile d’estimer le nombre de fois que l’on va être confronté à cette situation d’utilisation des archives. Cependant il est évident que le risque et le coût financier pour la non présentation d’un document est une source d’aléa à ne pas prendre à la légère. Vous êtes responsable de la bonne gestion de vos archives, ainsi, vous souhaitez numériser vos archives pour permettre une utilisation simple tout en maitrisant leur accès et leur conservation.

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13/02/2022

Sécurité

Nous proposons des services de très haute sécurité pour vos données grâce à nos serveurs et centres informatiques performants, aux USA. Peu importe la manière dont un document est édité sur la version originale reste accessible en permanence.

13/02/2022

Accès aux informations

L’information recherchée est accessible en quelques clics, via smartphone, tablette ou PC. Les données peuvent être visionnées n’importe où, n’importe quand.
La recherche est une des fonctions centrales du système d’archivage, parallèlement au stockage de données. Vous pouvez effectuer une recherche « full text » pour le contenu des documents, ou une recherche directe des propriétés du documents. Cela permet un gain de temps considérable, particulièrement pour les fonds d’archives numériques volumineux.

13/02/2022

E-Collaboration

L’utilisation partagée des ressources est une part vitale pour l’optimisation des chaines de traitement et logistiques dans chaque société.
Notre expertise d'archivage numérique favorise le travail décentralisé : les équipes, groupes, entreprises et partenaires peuvent travailler ensemble, depuis différentes locations, à différemment moments.

13/02/2022

Solution d'archivage numérique

Les documents peuvent être consultés par plusieurs utilisateurs simultanément.
La structure de dossiers, claire et intuitive, permet une utilisation simplifiée des archives, et donne à l’utilisateur une excellente visibilité pour trouver l’information recherchée.
Les droits d’accès et d’utilisateurs sont adaptables, permettant un contrôle efficace sur l’accessibilité des données.

Adresse

Zogbohouè
Cotonou
444

Site Web

https://holesystem.com/

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