27/01/2025
גם ב כאן קופה ראשית כבר יודעים שעם הילו.נת נהנים 😎
אז נכון...
שירה הבריזה לי ברגע האחרון כדי לעבוד על מצגת לאביחי.
אבל אני לא כועסת, כי אלה החיים, יש בלת"מים ובניהול עסק אנחנו נדרשים לגלות גמישות. עלינו לאמץ גישה דינאמית ולדעת להתנהל במקביל - ולפעמים אלה דברים שאנחנו לומדים מניסיון וטעויות תוך כדי תנועה.
אז כדי שלא תישארו עם פרצוף שטיינבוך,
צירפתי לכם 5 טיפים לניהול בלת"מים וסגירת פרויקטים בזמן
בצורה מקצועית ומדויקת:
👈 תעדוף
השיטה המהירה והיעילה ביותר לתעדף משימות היא להבין את ההשפעה. דברים נכנסים כל הזמן ולרוב יש לנו כמה משימות במקביל לעבוד עליהן, משימות שדורשות מאיתנו תשומת לב יתרה והכנה של חומרים בו-זמנית. כדי לא לאבד את הראש ולהירדם על המחשב בסוף היום, חשוב שנדע להתמקד במשימה החשובה ביותר ונסיים אותה. המשימה החשובה היא זו שיש לה אימפקט מוכח על העסק, על הפרויקט או על הלקוח. מה יקרה אם לא נסיים אותה כעת? האם היא תפגע בהכנסות שלנו? האם הפרויקט יתעכב משמעותית? האם, כתוצאה מכך, הלקוח יתאכזב או אף ייצא ניזוק? השאלות האלו עוזרות ומכוונות אותנו לשבת ולעבוד נכון, לסגור את הפינות בזמן ולא לדחות אותן עבור פינות אחרות שאינן קריטיות כרגע.
אני ממליצה על מודל דחוף-חשוב של אייזנהאואר לניהול זמן. אם לא הכרתם, אני מצרפת כאן הסבר מהאתר של Asana, שהוא כלי קל, מצויין ואפקטיבי לניהול משימות וגם עליו אני ממליצה בחום :)
https://asana.com/resources/eisenhower-matrix
👈 תכנון
כשיש בלת"ם, אנחנו עלולים לאבד ריכוז מהר מדי ולקרוס תחת הלחץ הפתאומי. או הלחץ מלהיות בלחץ, קטע פסיכולוגי שכזה. הפתרון הוא לא לנסות ולפתור הכל בבת אחת, אלא לגשת למשימה במתודה מתוכננת. אני נהנית מתהליך של פירוק משימות לגורמים, חלוקה למנות קטנות כולל יצירת לוח זמנים מפורט. רשימה מהירה של תתי-משימות עוזרת לי לשמור על הפוקוס ועל המוטיבציה, משום שהדרך לפתירה כבר סלולה בפניי בצורה הזו והסיכוי למשבר פשוט דועך. אני הולכת צעד צעד על פי התכנון שלי, מחלקת למשימות שאת חלקן אוכל להעביר לטיפולם של אחרים, מורידה ממני את כל האחריות ומפקחת שכל הגורמים ביצעו את עבודתם. יש בזה גם משהו כיפי, לסמן וי על כל שלב ולראות את ההתקדמות בעיניים. לשיטה כזו יש חשיבות לא רק להשלמת משימה ספציפית אלא גם לתחושה שלנו בעסק בהמשך, היא תורמת לביטחון בניהול העסק, להבנה מקצועית של אופן ניהול סיכונים ולהגדלת הסיכויים להצלחת העסק.
👈 כלים לניהול משימות
טיפ אישי מכל הלב והניסיון המקצועי שלי הוא להשתמש בכלים. אין שום סיבה בשנת 2025 שבעלי עסקים יתמודדו עם ריבוי משימות ללא שימוש בטכנולוגיה הכי בסיסית לניהול פרויקטים. ברמה הטכנית והתפעולית, אני נהנית להשתמש בכלים כמו מאנדיי, קליקאפ, טרלו או אסאנה. הם עוזרים לי לראות בדיוק איפה עומדת כל משימה, נותנים לי תזכורות מתוזמנות כדי שלא אשכח מה הכי דחוף ומתי ומכוונים אותי לראות שהדברים מתבצעים. באנגלית זה נקרא Rewarding. התמריץ הזה "עובד" עלינו כילדים וגם כמבוגרים. כשיש לי כלי שמאפשר לעקוב אחרי ההתקדמות שלי ולנהל את הזמן ואת התעדוף בצורה יעילה, התרשים הוויזואלי מוטמע לי בתודעה כבעלת עסק מצליחה. אני גם יכולה לבדוק את עצמי בכל שלב, לראות איפה היו עיכובים (אם היו) ולמה - ולכוון את עצמי נכון יותר במשימות בהמשך הדרך. כן, כלים אלה חשובים לא רק בזמן אמת, אלא גם לתיעוד ולבחינה עתידית, שקלול נתונים עסקיים ואישיים, הפקת לקחים וקביעת מטרות.
👈 קבלת סיוע
במקרים של פרויקטים דחופים, אל תהססו לבקש עזרה. אפילו מחוץ לצוות הקבוע. אם אתם כמוני, עצמאיים שנהנים לעשות הכל לבד (כי לבד זה טוב יותר, מקצועי יותר, מהיר יותר וכו') אתם תלמדו את זה בדרך הקשה מתישהו. מתנצלת על האהבה הקשוחה, אך זו האמת. גם לבעלי העסקים הכי אמביציוזים ומקצועיים קורים דברים שמצריכים לשנות גישה ולאמץ את עזרתם של אחרים. ככל שהמשימה גדולה יותר ודחופה יותר, במקביל, אנחנו נדרשים לבצע התאמה זמנית של אופן הביצוע ופשוט לדאוג שהיא תבוצע. גם כאן, אני משתדלת להשתמש בטכנולוגיה ולחלק את המשימות שלי ברמת הביצוע לתוכנות שונות שלכל אחת מהן תפקיד אחר בתהליך הביצוע, תוכנות מקצועיות, אך גם עשויה לשכור את שירותיהם של בעלות ובעלי מקצוע פרילנסרים שיבצעו כל אחת ואחד בתחומו את החלק הדרוש להשלמת המשימה בהצלחה.
👈 פשוט להירגע
טוב, להירגע זה לא פשוט. אבל כשאנחנו משדרים לעצמנו וללקוחות שאנחנו רגועים, הכל יתבצע טוב יותר. זו לא קלישאה. גם אם אנחנו לא רגועים תכף ומיד, לשדר את זה ללקוח מעיד על מקצועיות ומקצוענות ויעזור לו לבטוח בנו. עלינו לבטוח בעצמנו שנצליח והרי קל לחשוב ברור כשאנחנו לא נותנים ללחץ ולעומס להשפיע עלינו מנטלית. כמו כן, לתקשר בצורה ברורה ואפקטיבית עם הלקוח מסייע לנו להתקדם בתהליך, שכן הוא יירגע ויטריד אותנו פחות, מה שיאפשר לנו את השקט הנחוץ להשלמת הפרויקט. כן חשוב לעדכן על ההתקדמות גם באופן יזום מצדנו, כדי לכוון ולנהל את הציפיות של הלקוח עם לוחות זמנים ריאליים. אני תמיד מעדיפה לעדכן בצורה קונקרטית, למשל לקבוע ביחד עם הלקוח דדליין מותאם ומוסכם, לעדכן מספרית בהצלחות וכו'. כך הלקוח רואה שאני על זה! ואם אני על זה, איך זה לא יצליח? 🙃
אז...
לשירה הלחוצה, המשקיענית והמקסימה, דברי איתי. בכל זאת, לא סתם את בוסגה. אני מבטיחה שעם כמה שינויים קלים אביחי יירד לך מהעורף.
והיי, אולי יתפנה לך מספיק זמן ותתכנני גם את התחפושת למידברן הבא...
בהצלחה 🖤
