
29/09/2025
⚠️ 5 Errores Comunes al Almacenar Archivos en Archivo de Trámite
1. 📂 Falta de Clasificación Temática o Cronológica
• Archivos mezclados sin orden impide búsquedas rápidas y debilita la trazabilidad documental.
• Solución: Usa códigos, etiquetas o fichas que indiquen fecha, área, tipo de trámite.
2. 🕳️ Omisión de Metadatos Clave
• No registrar autor, fecha de creación, versión o dependencia responsable.
• Esto genera ambigüedad y dificulta auditorías o reconstrucción de hechos.
3. 🗑️ Almacenamiento de Documentos Incompletos o No Validados
• Guardar borradores, copias sin firma o sin sello oficial como si fueran definitivos.
• Riesgo: se toman decisiones con base en documentos no oficiales.
4. 🔐 Falta de Control de Acceso o Seguridad
• Archivos sensibles expuestos a personal no autorizado.
• Puede derivar en fuga de información, manipulación o pérdida de evidencia.
5. 📵 Uso de Formatos No Compatibles o Obsoletos
• Guardar archivos en formatos que no pueden abrirse en sistemas actuales.
• Resultado: pérdida de acceso, necesidad de migración urgente o reconstrucción manual.