09/09/2023
[Work&Life] งานเยอะ ไม่รู้จะทำอะไรก่อน จะจัดการอย่างไร?
Timeboxing วิธีการจำกัดเวลาให้กับทุกกิจกรรม
การจัดการเวลาสำหรับการทำงานในแต่ละวันคงเป็นเรื่องที่วุ่นวายใจของใครหลายคน หรือสำหรับใครที่ในตอนนี้เปลี่ยนมาทำงานจากที่บ้าน ไม่ได้ทำงานในออฟฟิศอีกต่อไป ก็อาจจะเจอว่า ตัวเองจัดการเวลาได้ยากขึ้นเมื่อสภาพแวดล้อมเปลี่ยนไป
แม้ว่าเราจะมีเวลา 24 ชั่วโมงเท่ากัน แต่เราก็อาจได้เห็นว่าใครบางคนสามารถใช้เวลาที่มีนั้นทำอะไรได้มากมายกว่าเราเหลือเกิน แน่นอนว่า คนที่ทำอะไรได้มากกว่าไม่ใช่เพราะว่าเขามีเวลามากกว่าเรา เขาอาจมีความขยัน หรือความมุ่งมั่นที่มากกว่า แต่องค์ประกอบสำคัญในการใช้เวลาที่มีทำอะไรให้มากขึ้น คือการจัดการเวลา
ก่อนหน้านี้เราเคยได้เขียนถึง Parkinson’s Law ซึ่งบอกว่า ผู้คนมีแนวโน้มที่จะทำงานไปตามกรอบเวลาที่ถูกกำหนดไว้ และหากกรอบเวลาที่ว่านั้นกว้างเกินความจำเป็น ก็ไม่ได้ส่งผลให้งานนั้นดีขึ้น แต่ทำให้คนทำงานไม่รู้สึกว่าจำเป็นต้องกระตือรือร้นที่จะทำงานนั้นแทน
จาก Parkinson’s Law แสดงให้เราเห็นว่า การกำหนดกรอบเวลาที่เหมาะสมกับงานคือส่วนสำคัญในการจัดการงาน
Timeboxing คือเทคนิคการจัดการเวลาที่ใช้ประโยชน์จากการกำหนดกรอบเวลาที่เหมาะสมให้กับงาน
[Timeboxingคืออะไร]
เราอาจคุ้นหูกับอีกคำหนึ่งอย่าง Time Blocking ที่เป็นการจัดเวลาให้กับการทำงานหรือกิจกรรมบางอย่าง เพื่อให้แน่ใจว่าเรามีเวลาสำหรับการทำสิ่งนั้น
Timeboxing นั้นต่างออกไป โดยวิธีนี้คือการนำงานหรือสิ่งที่คุณจะทำ ใส่ลงในกล่องเวลา ซึ่งมีกรอบตายตัวชัดเจน มีระยะเวลาที่แน่ชัด ด้วยวิธีนี้คุณจะสามารถควบคุมให้เวลาของงานชิ้นหนึ่ง ไม่ไปกระทบกับงานชิ้นอื่น และสามารถจัดระเบียบเวลาได้ง่ายขึ้น
[ประโยชน์ของการทำTimeboxing]
Timeboxing ช่วยกำหนดกรอบเวลาของงานหนึ่งชิ้นที่คุณจะทำในเเต่ละวัน ช่วยให้คุณจัดการเวลาได้ง่ายขึ้น และการแบ่งงานลงใส่กล่องเวลาเล็กๆ ย่อยๆ ลงไปเหล่านี้ ยังช่วยให้คุณจัดงานต่างๆ ให้อยู่ในกรอบเวลาที่คุณจะสามารถโฟกัส และจดจ่อกับงานในระยะเวลานั้นได้จริงๆ
นอกจากนี้การทำ Timeboxing ยังมีประโยชน์ในการจัดการกับงาน ที่ไม่มีจุดสิ้นสุดที่แน่นอน เช่นการค้นคว้าข้อมูล การกำหนดกรอบเวลา และทำ Timeboxing จะช่วยให้คุณใช้เวลาเข้ามากำหนดจุดสิ้นสุดของงาน
[อะไรบ้างที่ต้องใส่ลงกล่อง]
ในการทำ Timeboxing ที่มีประสิทธิภาพ เราอาจไม่ใส่แค่งานลงไปในกล่องเวลาเหล่านั้น แต่อาจจัดกิจกรรมอื่นๆ ของคุณลงในกล่องด้วย เช่นคุณรู้ตัวว่าเมื่อมาถึงออฟฟิศ สิ่งแรกที่คุณทำคงไม่ใช่งาน แต่คือการทักทายถามไถ่สารทุกข์สุขดิบของเพื่อนร่วมงาน คุณอาจจัดกิจกรรมนี้ของคุณลงในกล่องเวลาเล็กสักใบ ให้เวลากับมันครั้งละ 15 ถึง 20 นาที เพื่อที่คุณจะรู้ว่า เมื่อคุณมาถึงออฟฟิศ คุณจะเดินคุยกับเพื่อนร่วมงานซัก 15-20 นาที แล้วจากนั้นคุณจะไปทำงานต่างๆ ของคุณ
คุณสามารถที่จะจัดทุกกิจกรรมที่คุณทำลงในกล่องเวลาได้ หากคุณต้องการที่จะทำ Timeboxing ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด ตั้งแต่ตื่นเช้ามาคุณใช้เวลาอาบน้ำแต่งตัวเท่าไร กินข้าวนานแค่ไหน ออกกำลังกายกี่นาที แน่นอนว่า จะมีเวลาที่คุณอาจไม่สามารถควบคุมมันได้โดยสมบูรณ์เช่นการเดินทาง แต่คุณจะสามารถประเมินเวลาที่ต้องใช้ได้ระดับหนึ่ง หรืออาจเผื่อเวลาไว้ในกล่องอีกสักเล็กน้อย
ซึ่งคุณก็สามารถมีกล่องเวลาของการพักผ่อนของคุณเองได้ด้วย และขึ้นอยู่กับคุณว่าคุณจะให้เวลากับการพักแค่ไหน หรือแบ่งย่อยอย่างไร
เมื่อคุณทำเช่นนี้ คุณจะได้กล่องเวลาของสิ่งต่างๆ ที่คุณจะทำ ตั้งแต่งาน กิจวัตรประจำวัน ไปจนถึงการพักผ่อน
[Timeboxing กับการจัดการวันที่วุ่นวาย]
เมื่อคุณได้กล่องเวลาที่บอกคุณแล้วว่ากิจกรรมอะไรของคุณใช้เวลาเท่าไร สิ่งนี้จะช่วยให้คุณจัดการเวลาได้ง่ายขึ้นเป็นอย่างมาก เพราะสิ่งที่เหลือมีเพียงแค่คุณเอากล่องเวลาเหล่านี้ ใส่ลงในตารางเวลาของคุณ และคุณจะได้เห็นว่าคุณจะจัดการเวลาได้อย่างไรบ้าง เพื่อให้งานต่างๆ เสร็จในหนึ่งวัน หรืองานอะไรบ้างที่คุณควรจะยอมให้ถูกยกไปทำในวันอื่น
การจัดตารางเวลาด้วย Timeboxing นี้ของแต่ละคนจะมีความแตกต่างกันไป ตามความสะดวก ความชอบ ความพึงพอใจในการใช้เวลาของตัวเอง
การทำ Timeboxing อาจไม่ใช่การบีบให้คุณใช้เวลาทำงานให้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด แต่อาจเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้คุณจัดการเวลาในการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และมีเวลาเหลือมาทำในสิ่งที่คุณต้องการ
ด้วยการประเมินว่างานใด ควรใช้เวลาแค่ไหน และจัดเรียงกล่องเวลานั้นให้เป็นไปตามที่คุณต้องการ
การทำเช่นนี้อาจทำให้คุณพบว่า งานที่คุณเคยใช้เวลาทำหลายวัน อาจรวบยอดให้มาทำเสร็จภายในวันเดียวได้ หรืออาจทำให้เห็นว่าคุณสามารถที่จะกระจายงานออกไป ให้แต่ละวันมีเวลาพักผ่อนมากขึ้น
เมื่อคุณสามารถที่จะจัดเวลาลงในกล่อง และจัดเรียงตารางเวลาของตัวเองได้แล้ว คุณยังต่อยอดมันได้ด้วยการใช้ตารางนี้ สร้างนิสัยในการทำงานใหม่ขึ้นมา ให้เวลาที่ชัดเจนในการทำกิจกรรมต่างๆ เป็นช่วงเวลาเดียวกันในแต่ละวัน เพื่อให้ตัวคุณคุ้นเคยกับการทำงาน หรือกิจกรรมต่างๆ ในช่วงเวลานั้น
เขียนโดย Siravich Singhapon
