13/07/2026
Bạn Hỏi: Chào chị Bình, cho em hỏi Ngày đầu nhận việc kế toán thuế tại công ty, e cần làm gì?
Bùi Bình đáp:
Những Ngày đầu nhận việc kế toán thuế, chưa nên vội hạch toán ngay. Việc quan trọng nhất là nắm tình trạng doanh nghiệp, nhận bàn giao rõ ràng và xác định các rủi ro đang tồn tại.
1. Trao đổi nhanh với giám đốc hoặc kế toán trưởng
Cần làm rõ:
Công ty kinh doanh lĩnh vực gì, có ngành nghề đặc thù không?
Công ty kê khai thuế GTGT theo tháng hay quý?
Doanh nghiệp có chi nhánh, địa điểm kinh doanh, kho, dự án hoặc hoạt động khác tỉnh không?
Ai đang phụ trách hóa đơn, ngân hàng, công nợ, kho, tiền lương và BHXH?
Công ty từng bị thanh tra, kiểm tra thuế hoặc đang có công văn giải trình nào không?
Phạm vi công việc của mình: chỉ kê khai thuế hay cả hạch toán, hóa đơn, lương, BHXH và báo cáo tài chính?
2. Yêu cầu bàn giao bằng biên bản
Biên bản phải ghi rõ thời điểm chốt bàn giao, hồ sơ đã nhận, hồ sơ còn thiếu và công việc đang tồn đọng.
Theo quy định về kế toán, khi thay đổi người làm kế toán thì người cũ phải bàn giao công việc và tài liệu; đồng thời vẫn chịu trách nhiệm đối với công việc trong thời gian mình phụ trách.
Hồ sơ cần nhận gồm:
Giấy phép đăng ký doanh nghiệp, thông tin mã số thuế, ngành nghề, vốn điều lệ.
Tờ khai thuế, báo cáo tài chính, quyết toán thuế các năm.
Thông báo, quyết định, công văn của cơ quan thuế.
Dữ liệu phần mềm kế toán và bản sao lưu dữ liệu.
Sổ cái, bảng cân đối tài khoản, sổ công nợ, kho, tài sản cố định.
Hợp đồng kinh tế, hồ sơ mua bán, nghiệm thu, thanh lý.
Hồ sơ tiền lương, hợp đồng lao động, BHXH và thuế TNCN.
Sao kê, sổ phụ và xác nhận số dư ngân hàng.
Hồ sơ hóa đơn điện tử đầu vào, đầu ra, hóa đơn sai sót chưa xử lý.
Lưu ý: Chỉ ký xác nhận “đã nhận tài liệu theo danh mục”, không ký xác nhận toàn bộ số liệu cũ là đúng khi chưa kiểm tra.
3. Nhận và kiểm tra quyền truy cập
Cần kiểm tra ngay:
Tài khoản thuế điện tử eTax.
Chữ ký số, thời hạn chữ ký số.
Tài khoản hóa đơn điện tử.
Phần mềm kế toán.
Email nhận thông báo thuế.
Tài khoản BHXH điện tử.
Quyền truy cập ngân hàng và các phần mềm bán hàng, kho, nhân sự.
Nên thay đổi mật khẩu, cập nhật số điện thoại và email nhận thông báo theo đúng người được doanh nghiệp phân quyền. Cổng eTax và hệ thống hóa đơn điện tử của Cục Thuế là hai nơi cần kiểm tra đầu tiên.
4. Kiểm tra tình trạng thuế ngay trong ngày
Đăng nhập hệ thống để rà soát:
Tờ khai gần nhất đã nộp đến kỳ nào.
Có tờ khai nào chậm nộp, chưa nộp hoặc bị cơ quan thuế từ chối không?
Có tiền thuế, tiền chậm nộp hoặc tiền phạt còn phải nộp không?
Có thông báo, công văn giải trình hoặc quyết định kiểm tra chưa xử lý không?
Thông tin doanh nghiệp, địa chỉ, người đại diện và trạng thái mã số thuế có đúng không?
Có thể đối chiếu thêm trạng thái người nộp thuế trên hệ thống tra cứu chính thức của Cục Thuế.
5. Kiểm tra nhanh hóa đơn
Đối chiếu:
Doanh thu trên hóa đơn với doanh thu đã kê khai.
Hóa đơn đầu vào với bảng kê và hạch toán.
Hóa đơn điều chỉnh, thay thế, giảm giá hoặc hủy dịch vụ chưa xử lý xong.
Hóa đơn đã xuất nhưng chưa ghi nhận doanh thu.
Doanh thu đã ghi nhận nhưng chưa xuất hóa đơn.
Hóa đơn đầu vào của nhà cung cấp có dấu hiệu ngừng hoạt động hoặc rủi ro.
Hóa đơn có giá trị lớn nhưng thiếu hợp đồng, nghiệm thu, giao nhận và chứng từ thanh toán.
6. Kiểm tra số liệu bất thường
Ưu tiên xem các tài khoản:
111: Tiền mặt tồn quá lớn hoặc âm quỹ.
112: Sổ kế toán không khớp sao kê ngân hàng.
131, 331: Công nợ tồn lâu, số dư ngược hoặc không có đối tượng.
133: Thuế GTGT đầu vào treo lâu, hóa đơn chưa đủ điều kiện.
152, 153, 155, 156: Kho âm, tồn kho lớn hoặc không có biên bản kiểm kê.
211, 242: Tài sản, chi phí trả trước thiếu hồ sơ.
333: Không khớp với tờ khai và số thuế trên hệ thống.
334, 338: Lương, BHXH, thuế TNCN không khớp hồ sơ nhân sự.
421: Lợi nhuận chưa phân phối không khớp báo cáo tài chính năm trước.
7. Lập lịch công việc thuế
Ghi rõ:
Hạn nộp tờ khai thuế tháng hoặc quý.
Hạn nộp tiền thuế.
Lịch xuất và kiểm tra hóa đơn.
Lịch nhận chứng từ từ các bộ phận.
Lịch đối chiếu ngân hàng, công nợ và kho.
Công việc quyết toán thuế, báo cáo tài chính cuối năm.
Các công văn giải trình hoặc hồ sơ cần bổ sung.
8. Cuối ngày nên có một báo cáo ngắn
Báo cáo cho giám đốc hoặc kế toán trưởng theo ba nhóm:
Đã nhận: Hồ sơ, dữ liệu và tài khoản đã được bàn giao.
Còn thiếu: Hồ sơ, mật khẩu, dữ liệu hoặc xác nhận số dư chưa có.
Rủi ro cần xử lý: Tờ khai chậm, nợ thuế, hóa đơn sai, lệch ngân hàng, kho âm, công nợ bất thường…
Nguyên tắc ngày đầu: Nhận bàn giao – sao lưu dữ liệu – kiểm tra hạn thuế – xác định rủi ro – sau đó mới bắt đầu điều chỉnh hoặc hạch toán. Không tự sửa số liệu cũ trước khi lưu bản sao và có ý kiến của người có thẩm quyền.
Nguồn: Bùi Bình