02/08/2025
🌾 3 GIAI ĐOẠN ĐẦU KHI XUẤT KHẨU NÔNG SẢN – AI BỎ QUA LÀ MẤT DEAL NHƯ CHƠI!
Nhiều người nghĩ xuất khẩu chỉ là ký hợp đồng rồi đóng hàng. Nhưng thật ra, chỉ riêng 3 giai đoạn đầu đã có thể làm bạn "toát mồ hôi" nếu không nắm chắc!
Là người trực tiếp làm chứng từ cho nhiều hợp đồng nông sản, mình rút ra một điều:
👉 “Nếu 3 giai đoạn đầu làm không chắc tay, đến lúc hàng lên tàu là chỉ còn nước… sửa tới khuya.” 😩
Hôm nay mình chia sẻ chi tiết từng bước trong GIAI ĐOẠN 1–3, rất phù hợp với:
• Sinh viên ngành logistics – kinh tế đối ngoại
• Người mới vào nghề
• Doanh nghiệp nhỏ tự làm từ A–Z
________________________________________
🎯 GIAI ĐOẠN 1: CHUẨN BỊ HỢP ĐỒNG (Bước 1–4)
1. Chốt đơn hàng với khách
o Đàm phán giá, điều kiện giao hàng (FOB/CFR/CNF/CNI/CIF…), số lượng, quy cách, tiêu chuẩn hàng hóa, hàng cont/hàng tàu rời
o Thời gian giao hàng
o Phương thức thanh toán (T/T, DP, CAD, LC…)
2. Thu thập thông tin khách hàng
o Tên công ty, địa chỉ, người đại diện
3. Gửi hợp đồng & Proforma Invoice để khách cọc
o Gửi bản nháp để khách xác nhận
o Có thể gửi qua email, WhatsApp, Zalo…
4. Ký kết hợp đồng
o Khách ký trước → công ty trình ký → lưu trữ bản scan, gửi lại khách
📌 Lưu ý thực tế:
• Nhiều bạn hay “quên” check lại tiêu chuẩn hàng hóa, đến khi đóng hàng không được mới cuống cuồng xin khách thay đổi → trễ lịch tàu.
• Với các mặt hàng đặc thù (điều, tiêu, cám gạo, bắp…) nên có thêm phụ lục kỹ thuật hoặc dẫn link tiêu chuẩn nếu khách yêu cầu rõ ràng về NON-GMO, aflatoxin, độ ẩm…
________________________________________
🎨 GIAI ĐOẠN 2: THIẾT KẾ & ĐẶT IN BAO BÌ (Bước 5–6)
5. Xin thông tin in bao bì
o Nội dung: tên hàng, xuất xứ, logo, cảnh báo (nếu có)
o Thiết kế mẫu → gửi khách duyệt trước khi in
6. Nhận cọc và đặt in
o Sau khi nhận tiền cọc → xác nhận số lượng bao in
o Gửi yêu cầu in cho xưởng → đặt lịch giao bao về kho
📌 Nếu in sai bao → sửa không kịp → delay lịch tàu → thiệt hại có khi cả chục triệu.
________________________________________
📦 GIAI ĐOẠN 3: BOOKING & CHUẨN BỊ HÀNG (Bước 7–9)
7. Booking container
o Liên hệ hãng tàu/forwarder → lấy booking (nếu điều kiện giao hàng là CNF, CFR, CIF…)
o Gửi booking cho khách xác nhận
o Nếu khách là người lấy booking: xác nhận lại với bộ phận sản xuất có đi kịp ETD không. Nếu không → phải đàm phán lại ngay, tránh “đổ lỗi” sau.
8. Đặt lịch giám định & khử trùng
o Gửi order cho giám định/khử trùng
o Gửi mẫu bao bì → giám định kiểm tra trước
o Đơn vị khử trùng tư vấn quy cách khử trùng phù hợp từng thị trường
9. Đăng ký kiểm dịch thực vật (PQ)
o Phải đăng ký trước khi đóng hàng
o Chuẩn bị mẫu, mời cán bộ PQ đến lấy mẫu và niêm phong
📌 Sai thời điểm đăng ký → có thể dẫn đến phyto bị trễ → trễ bộ chứng từ
________________________________________
💡 TIPS THỰC TẾ:
• Làm rõ từ đầu với khách cách thanh toán, điều kiện giao hàng (Incoterms + thời gian)
• In dư bao bì để tránh thiếu hụt bao khi đóng hàng (dự phòng sản xuất và dự phòng cho khách hàng)
• Booking càng sớm càng tốt – đừng để sát ngày tàu mới tìm → hết chỗ, vỡ deal!
• Hợp tác chặt chẽ giữa các bộ phận: sales – logistics – kho – forwarder
________________________________________
🎁 Bạn cần file mẫu thực chiến?
• Mẫu hợp đồng & PI
• Mẫu booking email, shipping instruction
👉 Nhắn mình hoặc để lại comment để nhận tài liệu nhé!
________________________________________
📌 KẾT LẠI
👉 Mỗi deal là một cuộc đua với thời gian và hàng loạt rủi ro chứng từ. Hy vọng bài chia sẻ này giúp bạn bớt áp lực hơn chút trên hành trình xuất khẩu.
Follow mình để nhận tiếp phần 4 & 5 – nơi các chứng từ “ám ảnh” như SPS, Phyto, B/L, CO… xuất hiện 😅
________________________________________
🔖 Hashtag: