https://www.facebook.com/136584189546517/

Khi Tui Ở Nhà, Thốt Nốt, Can Tho (2025)

06/11/2025

🌾 CASE STUDY: Khi container “đứng hình” tại cảng vì sai booking chi tiết – bài học về phối hợp giữa chứng từ & forwarder
⚠️ 1. Tình huống thực tế

Tuần này, team mình gặp một tình huống dở khóc dở cười:
Hàng đã đóng xong, cont đã kéo lên bãi, sẵn sàng hạ vào line hãng tàu.
Nhưng khi làm thủ tục hạ cont thì phát hiện:

Booking chi tiết bị sai vessel/voyage so với lịch tàu mới cập nhật.

Điều trớ trêu là buyer trước đó yêu cầu đổi tàu, nhưng email xác nhận của họ lại bị…
lọt khỏi chuỗi trao đổi với forwarder, dẫn đến việc forwarder vẫn giữ booking cũ.

Kết quả:

Cont không hạ được

Nguy cơ trễ cut-off

Phát sinh phí lưu bãi nếu không xử lý trong ngày

Buyer bắt đầu “make noise”

🔍 2. Cách xử lý & kinh nghiệm rút ra

Ngay khi phát hiện sai lệch, mình triển khai xử lý theo 3 hướng song song:

✅ (a) Điều phối ngay với forwarder

Gửi lại toàn bộ email buyer xác nhận đổi tàu.

Yêu cầu forwarder thao tác re-booking theo vessel mới.

Nhờ họ kiểm tra slot còn trống để đảm bảo hàng vẫn đi được chuyến đó.

Trình bày rõ: hàng đã đóng xong, cont đang đứng bãi.

Xin hãng tàu hỗ trợ ưu tiên mở lại booking theo lịch mới.

Đồng thời xin “temporary acceptance” để hạ cont trong ngày.

May mắn là hãng tàu hiểu tính chất hàng nông sản (rủi ro lưu kho cao) nên hỗ trợ khá nhanh.

✅ (b) Cập nhật tình hình cho buyer

Điều quan trọng nhất: không để buyer lo lắng.
Team mình gửi ngay báo cáo:

Tình huống thực tế

Giải pháp đang triển khai

ETA dự kiến không thay đổi

Điều này giúp buyer cảm thấy được tôn trọng và tin tưởng vào khả năng xử lý của nhà xuất khẩu.

💡 3. Bài học lớn

Qua case này, mình rút ra 4 điều:

Tất cả thay đổi từ buyer đều phải cập nhật đồng thời cho forwarder + hãng tàu.

Nên có 1 checklist dành riêng cho thay đổi booking (vessel – voyage – cut-off – SI – VGM).

Trong các ca gấp, gọi điện luôn hiệu quả hơn email.

Buyer chỉ cần thấy bạn chủ động – họ sẽ thông cảm, thay vì tạo áp lực.

👉 Bạn đã từng gặp tình huống sai booking info chưa?
Bạn xử lý theo hướng “chữa cháy” hay có quy trình ngăn ngừa từ gốc?

✅ Hashtag

01/11/2025

🌾 Case study: Cont đã kéo về cảng trung chuyển nhưng hàng không đạt chất lượng – xử lý sao để giảm chi phí phát sinh?

Trong xuất khẩu gạo, chuyện cont đã kéo về cảng trung chuyển nhưng đến phút chót hàng không đạt chất lượng để đóng là tình huống không hiếm. Nếu xử lý chậm hoặc sai hướng, doanh nghiệp có thể gánh hàng loạt chi phí: trucking, lưu cont, det, phạt khách hàng, trễ tàu…
Dưới đây là cách xử lý tối ưu để giảm thiểu rủi ro & chi phí.

🔎 1. Hiểu rõ hai hình thức kéo cont: Trucking và Sà lan

Nhiều doanh nghiệp ở miền Tây hiện sử dụng hình thức kéo cont bằng sà lan về các cảng trung chuyển như:
Mỹ Thới – Thốt Nốt – Sa Đéc – Cái Cui – Cảng Cần Thơ…

Từ đó, sẽ có 2 hướng:

+ Đóng hàng trực tiếp tại cảng trung chuyển, hoặc

+ Kéo cont bằng đường bộ về kho để đóng.

Chính vì cont đã được kéo về trước, do các booking đều có qui định về free time, nhưng hàng chưa sẵn sàng, rủi ro chi phí bắt đầu xuất hiện.

✅ 2. Bước đầu tiên – Làm việc ngay với khách hàng

Điều quan trọng nhất là xác định khách có đồng ý chốt đóng hàng hay không.

Trường hợp 1 — Khách đồng ý đóng hàng

Lúc này, việc cần làm:

(a) Kiểm tra lại kế hoạch sản xuất

Nếu kịp tiến độ → đẩy nhanh sản xuất để đóng hàng trực tiếp tại cảng, hoặc tại kho → tránh phát sinh chi phí lớn.

Nếu không kịp → chia nhỏ phương án:

Bao nhiêu cont có thể kịp hạ hàng bằng sà lan?

Bao nhiêu cont phải kéo đường bộ lên TP.HCM để hạ hàng nhanh hơn?

(b) Đến deadline cut–off vẫn không kịp?

→ Bắt buộc phải cắt cont và trả rỗng.
→ Sẽ phát sinh DET, nhưng cần có sự đồng ý bằng từ khách vì:

Nhiều lô hàng đi theo giấy phép (quota) → không được thay đổi lượng.

Hoặc đi theo L/C → việc giảm lượng quá nhiều sẽ bất hợp lệ

❌ Trường hợp 2 — Khách không đồng ý đóng hàng

Lúc này, việc trả rỗng cont là không tránh khỏi → phát sinh DET.
Nhưng đây là cách để giảm tối đa chi phí:

✅ Phương án tối ưu: Swap cont

Làm việc với đơn vị vận tải sà lan, hỏi xem họ có khách hàng khác cần cont của cùng hãng tàu này hay không.

Nếu có → xin hãng tàu cho swap cont sang khách khác.

Doanh nghiệp chỉ chịu một phần chi phí nhỏ hơn rất nhiều so với việc gánh toàn bộ phí det, trucking, nâng hạ.

Phương án này thường được áp dụng thành công vì:

Các cảng trung chuyển miền Tây mỗi ngày có nhiều doanh nghiệp đóng gạo.

Nhu cầu tráo cont giữa các booking là khá cao.

Hãng tàu thường linh hoạt chấp thuận nếu hợp lý và không ảnh hưởng đến việc quản lý cont rỗng.

💡 3. Bài học kinh nghiệm rút ra

Không kéo cont khi hàng chưa chắc đạt chất lượng hoặc chưa có lịch sản xuất rõ ràng.

Luôn có phương án dự phòng kép: sà lan – trucking – cắt cont – swap cont.

Chủ động liên hệ khách ngay khi có vấn đề để tránh tranh chấp & phạt hợp đồng.

Làm việc chặt với hãng tàu và đơn vị vận tải để mở đường xử lý cont linh hoạt.

Nếu bạn quan tâm đến những tình huống thực tế trong xuất khẩu gạo – từ chứng từ, logistics, hiện trường đến làm việc với buyer/forwarder – hãy theo dõi mình.
Mỗi tuần mình đều chia sẻ những case study “đụng việc là gặp”, giúp giảm rủi ro và tránh phát sinh chi phí trong XNK.

30/10/2025

🌾 Case study: Khi Phyto sai – Câu chuyện “đua” với thời gian
⚠️ 1. Khi mọi thứ tưởng xong xuôi — lại phát hiện lỗi nhỏ chí mạng

Tuần rồi, mình gặp một ca khá “căng”:
Bộ chứng từ đã hoàn thiện, Phyto (Giấy kiểm dịch thực vật) gốc đã cấp, chuẩn bị gửi DHL cho buyer.
Nhưng đúng lúc gửi bản copy cho khách kiểm tra, họ phát hiện tên hàng bị sai so với bản nháp đã confirm.

Nếu hàng đi Trung Quốc hay Philippines thì bạn biết rồi — tàu đi cực nhanh, mà xin lại Phyto thì không bao giờ kịp tốc độ tàu chạy.
Chỉ cần chậm 1–2 ngày, buyer bắt đầu gọi liên tục, còn shipper thì “thở không ra hơi”.

🔍 2. Vì sao lỗi nhỏ này lại gây hậu quả lớn đến vậy

Nguyên nhân tưởng đơn giản nhưng rất phổ biến:
Do bất cẩn khai sai mà không đối chiếu lại với bản phyto nháp mà khách hàng đã confirm.

Hệ quả dây chuyền:

Phyto sai thông tin → buyer không thể khai báo hải quan.

Tàu chạy nhanh, hàng đến trước chứng từ → phát sinh phí lưu cont, delay release hàng.

Buyer mất kiên nhẫn → yêu cầu shipper chịu phí phát sinh hoặc bồi thường.

Và tệ nhất: giá gạo rớt theo ngày, delay 1–2 ngày là có thể mất luôn phần lãi.

Cách mình xử lý hôm đó:

Xin hủy và cấp lại Phyto mới (kèm công văn giải trình lý do sai sót).

Gửi ngay bản scan Phyto mới cho buyer để họ trình trước với Hải quan.

Giữ liên lạc chặt với buyer, cập nhật tiến độ từng giờ, tránh họ mất niềm tin.

Sau vụ đó, mình lập luôn checklist đối chiếu thông tin trước khi ký hồ sơ xin Phyto — gồm: tên hàng, số lượng, gross/net weight, cảng đến.

💡 3. Bài học nhớ lâu: Một chữ sai – ba ngày delay

Làm chứng từ gạo, nhất là tuyến tàu nhanh như Trung Quốc hay Philippines, tốc độ đôi khi còn quan trọng hơn cả giá.
Một chữ sai, một dấu thiếu có thể khiến cả kế hoạch giao hàng bị đảo lộn.

👉 Mình luôn nhắc team: “Trước khi gửi hồ sơ xin Phyto, hãy giả sử buyer đang đếm từng giờ để nhận chứng từ.”
Chính suy nghĩ đó giúp mọi người cẩn thận hơn, trách nhiệm hơn với từng con số.

Bạn có từng gặp lỗi tương tự khi làm Phyto hay chứng từ khác không?
Team bạn có cách nào để tránh sai sót ở khâu này?

25/10/2025

📦 Case Study: Khi kho đóng nhầm bao hàng — xử lý thế nào để “cứu” lô hàng kịp tàu?

Trong xuất khẩu, đặc biệt là các lô hàng đóng cùng lúc nhiều booking, nhiều batch và nhiều marking, việc kho đóng nhầm bao hoặc batch là chuyện không hiếm — nhất là khi làm việc gấp rút để kịp cut-off.
Mình từng gặp vài tình huống tương tự và rút ra được một số kinh nghiệm thực tế muốn chia sẻ cùng anh em làm chứng từ & hiện trường 👇

⚠️ Tình huống phát sinh

Lô hàng có nhiều booking, mỗi booking lại có marking và batch khác nhau.

Trong quá trình đóng, kho vô tình lấy nhầm bao của batch khác hoặc marking của booking khác đóng vào container.

Khi phát hiện (thường do kiểm đếm hoặc đối chiếu hình ảnh cont), cần xử lý nhanh và chính xác, vì tàu có thể sắp đến hạn closing.

🔍 Cách xử lý thực tế

1️⃣ Bước 1: Xác định container và hãng tàu liên quan
Trước tiên, kiểm tra xem container bị đóng nhầm có cùng hãng tàu (line) với booking còn lại hay không.

✅ Nếu cùng line: xử lý dễ hơn, vì có thể xin phép hoán đổi container (swap cont) nội bộ giữa hai booking.

❌ Nếu khác line: phức tạp hơn, thường phải rút hàng ra khỏi container, sắp xếp lại và khai lại SI, rất mất thời gian và chi phí.

2️⃣ Bước 2: Báo ngay cho đại lý / forwarder phụ trách
Thông báo rõ tình huống: số cont, số booking, batch bị nhầm, hình ảnh minh chứng.

Nếu hãng tàu linh động và số lượng nhầm ít, có thể xin swap free (không tốn phí).

Tuy nhiên, một số line sẽ tính phí swap container hoặc yêu cầu cung cấp email xác nhận chính thức từ chủ hàng / shipper.

3️⃣ Bước 3: Phối hợp hiện trường & kho xử lý nhanh

Nếu được phép swap: chỉ cần swap cont qua lại giữa hai booking

Nếu không được phép: phải rút hàng, đóng lại, và chỉnh lại SI/VGM/tờ khai nếu cần.

Dù cách nào, cũng cần cập nhật ngay cho admin chứng từ để đảm bảo số liệu giữa booking – SI – bill – tờ khai không bị lệch.

💡 Bài học rút ra

Khi có nhiều booking cùng đóng một lúc, nên có checklist rõ ràng theo từng cont / marking / batch để kho dễ đối chiếu.

Hiện trường phải giám sát kỹ và chụp hình từng cont sau khi niêm seal — hình ảnh này là bằng chứng cực kỳ quan trọng nếu sau này cần xác minh.

Khi sự cố xảy ra, phản ứng nhanh & liên hệ đúng người (fwd, line, kho, admin) sẽ quyết định việc cứu lô hàng có kịp tàu hay không.

📌 Kết luận:
Trong logistics, không có lô hàng nào “hoàn hảo tuyệt đối”. Điều quan trọng không phải là không mắc lỗi, mà là xử lý nhanh, gọn, đúng hướng để giảm thiểu thiệt hại.
Đặc biệt với doanh nghiệp nhỏ hoặc kho thuê ngoài, hãy thường xuyên kiểm tra quy trình đóng hàng & marking để tránh “nhầm lẫn đáng tiếc” như thế này.

🔖 Hashtag:

19/10/2025

🌊 Case Study: Lô hàng 40 container bị tách tàu tại cảng transit – Khi làm chứng từ xuất khẩu, chuyện gì cũng có thể xảy ra!

Làm chứng từ xuất khẩu tưởng chừng chỉ là “ngồi văn phòng gửi mail”, nhưng thực tế thì mỗi lô hàng là một câu chuyện riêng. Và đây là một tình huống điển hình mình từng gặp — 40 container xuất cùng tàu tại POL, nhưng khi đến cảng transit lại không được load hết.

⚓ Tình huống thực tế

Lô hàng gồm 40 container, xuất cùng một tàu tại cảng POL, nhưng khi đến cảng transit, chỉ 36 container được load tiếp lên tàu nối, còn 4 container bị rớt lại.
Hãng tàu (line) thông báo rằng phải tách số bill do hai tàu nối khác nhau — tức là 36 cont đi theo tàu A, 4 cont còn lại đi theo tàu B.

🧭 Cách xử lý

1️⃣ Báo cho Forwarder trao đổi với khách hàng
Vì đây là lô hàng khách book, việc tách bill là bắt buộc.
→ Báo ngay cho khách để họ nắm rõ tình hình và chủ động kiểm tra với hải quan nhập khẩu.

2️⃣ Gửi bộ chứng từ song song cho khách hàng
Gửi bộ chứng từ cũ cùng với hai bill mới (dù cùng một shipment) khách check trước với hải quan nhập khẩu xem có thể thông quan đồng thời được không.

3️⃣ Xử lý khi khách yêu cầu tách chứng từ riêng
Ban đầu khách xác nhận “không sao”, nhưng sau đó lại yêu cầu tách bộ chứng từ riêng cho từng bill.
👉 Khi đó:

Invoice / Packing List / Bill of Lading / C/O: có thể tách bình thường.

Phytosanitary Certificate (Phyto): ⚠️ phải đăng ký và xin cấp lại hoàn toàn, vì cơ quan kiểm dịch không chấp nhận tách hoặc chỉnh sửa trên giấy đã cấp.

💡 Bài học rút ra

Khi shipment có nhiều cont & qua cảng trung chuyển (transit), luôn dự trù rủi ro bị tách tàu mẹ.

Giữ liên lạc chặt chẽ với forwarder và line, đặc biệt trong giai đoạn chuyển tải.

Và nhớ rằng — làm chứng từ xuất khẩu, chuyện gì cũng có thể xảy ra 😅
Một lỗi nhỏ hay một thay đổi nhỏ từ hãng tàu thôi cũng có thể khiến bạn phải chạy đôn chạy đáo xử lý lại toàn bộ bộ hồ sơ.

🔖 Hashtag:

11/10/2025

Có một sự thật nghe hơi phũ: Rất nhiều người không bao giờ đạt được “hoàn hảo” dù cố cách mấy,
đơn giản vì họ chưa bao giờ hoàn thành.
Thực tế, mọi tác phẩm để đời đều được sinh ra từ phiên bản đã qua thử sai rất nhiều lần. Thomas Edison thất bại hơn 1.000 lần trước khi bóng đèn của ông thắp sáng. Walt Disney từng bị sa thải vì “thiếu trí tưởng tượng”. J.K. Rowling bị 12 nhà xuất bản từ chối trước khi Harry Potter trở thành huyền thoại.
Và tất cả họ đều có điểm chung: Bắt đầu với các phiên bản chưa hoàn hảo nhất của chính mình.
Nên, đừng sợ “chưa đủ tốt”. Cái duy nhất cần đủ là sự bắt đầu để hoàn thành. Còn hoàn hảo, cứ để cho phiên bản thứ 10, thứ 100, 1000 lo.
Bạn không cần giỏi nhất. Chỉ cần đi trước phiên bản cũ của chính mình một bước.
Vì đến cuối cùng, người chiến thắng không phải kẻ hoàn hảo,
mà là người luôn hoàn thành.
---
Hãy nhớ: "Hoàn thành trước, hoàn hảo sau".

11/10/2025

🚢 CASE STUDY: Một lô đi – một lô rớt tàu, xử lý thế nào để hai lô cùng đến cảng đích?

Trong xuất khẩu nông sản (đặc biệt là đi Trung Quốc), việc chia lô hàng theo quota là chuyện khá thường gặp. Tuy nhiên, mình từng gặp một tình huống “dở khóc dở cười” – chia 2 lot cùng một hợp đồng, một lô lên tàu đúng lịch, còn lô kia bị rớt tàu.

Vấn đề không chỉ nằm ở tiến độ, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến thanh toán và rủi ro về giá – chất lượng.
Trader yêu cầu hai lô phải đến cảng đích cùng lúc, vì nếu một lô đến trước, khách hàng sẽ chỉ kiểm tra và thanh toán phần đó trước. Trong khi với hàng nông sản, nếu giá thị trường hoặc chất lượng lô đầu có biến động, việc thanh toán cho lô sau có thể bị kéo dài hoặc gặp rủi ro thương mại.

💡 Tình huống cụ thể:

- Cùng một hợp đồng, nhưng chia làm 2 lot do quota nhập khẩu.

- Lô 1 load đúng lịch, lên tàu như dự kiến.

- Lô 2 bị rớt do full tàu
Nếu để nguyên lịch, ETA (ngày đến cảng đích) của 2 lô sẽ lệch nhau 3–4 ngày.

Trader yêu cầu:
👉 Cần sắp xếp để cả 2 lô cùng đến cảng đích, hạn chế rủi ro về thanh toán và giá cả.

⚙️ Hướng xử lý:

Giải pháp được chọn là phối hợp với forwarder để nối tàu tại cảng chuyển tải (transit port).
Cụ thể:
1️⃣ Lô hàng rớt tàu được chuyển sang tuyến khác,
2️⃣ Sau đó, tại cảng trung chuyển (ví dụ như Singapore hoặc Hong Kong), forwarder sắp xếp để nối lên cùng tàu với lô đầu tiên,
3️⃣ Cả hai lô đồng hành trên cùng chuyến tàu cuối đến cảng đích.

Nhờ đó, ETA hai lô khớp nhau, khách hàng nhận đồng thời, giảm thiểu rủi ro về kiểm hàng, chất lượng và thanh toán.

📌 Bài học rút ra:

Luôn tính đến phương án backup cho các lô hàng chia theo quota, đặc biệt khi cut-off gấp hoặc lịch tàu dày đặc.

Phối hợp chặt với forwarder, vì họ có thể hỗ trợ nối chuyến, gom hoặc điều chỉnh routing ở cảng chuyển tải – linh hoạt hơn nhiều so với hãng tàu.

Thông tin rõ ràng giữa trader – chứng từ – forwarder, để đảm bảo chứng từ hải quan, SI, và ETA của các lô không bị sai lệch.

🔖 Hashtag:

06/10/2025

🚛 CASE STUDY: Lệch VGM – Lỗi nhỏ nhưng hậu quả “đắt giá” với hãng tàu Maersk

Trong quá trình làm hàng xuất, mình từng gặp một tình huống thực tế khá “đau ví” mà muốn chia sẻ lại để anh em trong nghề rút kinh nghiệm, đặc biệt với những lô đóng hàng tại kho, kéo cont đường bộ ra cảng.

Lô hàng lần đó thuộc hãng tàu Maersk, và do tiến độ gấp sát cut-off SI, bên mình buộc phải submit SI và VGM trước để tránh bị “rớt hàng” khỏi manifest. Mọi thứ tưởng chừng suôn sẻ — cho đến khi cont được hạ ra cảng, hệ thống Maersk báo VGM thực tế tại cảng lệch so với số liệu đã submit.

Và như các bạn biết, Maersk có quy định rất rõ ràng:
👉 Nếu VGM thực tế tại cảng lệch so với VGM đã khai trên web, hãng sẽ phạt.

Kết quả: bên mình bị phạt vì sự sai lệch giữa cân thực tế và cân khai báo — dù chỉ vài chục kilogram.

📦 Nguyên nhân sâu xa:
Lô hàng này gồm nhiều loại bao – có loại 25kg, có loại 50kg đặc biệt là bao dồn (5x4kg, 5x4.2kg....)
Trong quá trình đóng hàng, các cont không đồng nhất về net/gross weight. Khi submit VGM, bên mình chỉ tính theo trung bình ước lượng, nhưng thực tế mỗi cont lại có tỷ lệ bao khác nhau, dẫn đến tổng gross không trùng khớp với lúc cân ở cảng.

💡 Bài học & Giải pháp:

1️⃣ Đối với hàng kéo cont về kho đóng:
Nếu chưa có số cân chính xác, đừng vội submit VGM, hoặc xin hãng tàu gia hạn cut-off VGM.

2️⃣ Trường hợp bắt buộc phải gửi SI sớm để giữ chỗ:
Chỉ submit SI trước, và đợi kết quả cân chính xác rồi mới submit VGM.
Tách biệt hai bước này sẽ giúp bạn linh hoạt xử lý khi có sai lệch.

3️⃣ Phân loại cont theo loại bao cụ thể:
Nếu lô hàng có nhiều loại bao, nên chỉ định rõ cont nào đóng loại bao nào cho kho đóng hàng theo list chỉ định để đảm bảo VGM tính toán trước và VGM thực tế ở cảng khớp nhau.
Điều này giúp hạn chế chênh lệch giữa cont nặng và cont nhẹ, giảm rủi ro bị phạt.

4️⃣ Luôn kiểm tra VGM tại cảng sau khi hạ cont:
So sánh lại với VGM đã submit để kịp thời báo hãng tàu chỉnh sửa (nếu còn trong hạn), hoặc xử lý trước khi bị tính phí.

📌 Tổng kết:
Trong logistics, những chi tiết tưởng như nhỏ — như chênh vài chục ký giữa các cont — có thể dẫn đến chi phí phát sinh không đáng có.
Càng làm kỹ khâu chuẩn bị, phân loại hàng và phối hợp chặt giữa hiện trường – chứng từ – hãng tàu, bạn càng tránh được rủi ro “bị phạt oan” vì sai lệch VGM.

🔖 Hashtag:

26/09/2025

✍️ Kinh nghiệm xử lý thiếu hụt hàng trong quá trình đóng cont tại cảng & đóng hàng tàu

Trong thực tế xuất khẩu, không ít lần mình gặp phải tình huống khi đóng hàng tại cảng (CY) hoặc trong quá trình load tàu, số lượng thực xuất bị thiếu hụt so với kế hoạch. Những nguyên nhân phổ biến thường đến từ:

📦 Bao bì rách, vỡ trong lúc bốc xếp.
💧 Hàng rơi xuống sông, ẩm ướt hoặc hư hỏng không thể sử dụng.
🧮 Sai sót trong khâu kiểm đếm tại kho, dẫn đến chênh lệch số liệu so với phiếu giao nhận mà phương tiện đã ký nhận tại kho.

👉 Sau nhiều lần xử lý, mình rút ra một số kinh nghiệm thực tế:

1️⃣ Luôn chuẩn bị lượng hàng dự phòng theo phương tiện
Mỗi chuyến sà lan đều nên có lượng dự phòng (thường khoảng 0.1% hoặc cao hơn với hàng hóa bao bì dễ rách vỡ). Lượng dự phòng này chính là “phao cứu sinh” để kịp thời bù đắp khi phát sinh hư hỏng hoặc hao hụt, đảm bảo số liệu khớp với hợp đồng và từng lot hàng đã ký kết.

2️⃣ Bố trí nhân sự hiện trường giàu kinh nghiệm
Trong quá trình đóng hàng, cần có người hiện trường am hiểu nghiệp vụ trực tiếp giám sát. Khi xảy ra sự cố, họ mới đủ kỹ năng để phối hợp nhanh với kho, đơn vị vận tải và báo ngay cho admin phụ trách lô hàng.

3️⃣ Thông tin thông suốt & xử lý kịp thời
Ngay khi phát hiện thiếu hụt, hiện trường phải báo ngay để kho chuẩn bị lượng bù. Việc này giúp tránh tình trạng hàng lên tàu không đủ so với tờ khai hải quan (hàng tàu) hoặc đăng ký kiểm dịch thực vật (hàng cont).

📌 Bài học rút ra:
Trong xuất khẩu, nhiều khi không phải lỗi lớn, mà chính những chi tiết nhỏ như “rách một bao” hay “ướt vài chục ký” lại khiến số liệu lệch, kéo theo rủi ro vi phạm về hải quan, kiểm dịch. Vì vậy, việc chuẩn bị dự phòng, có nhân sự hiện trường kinh nghiệm và duy trì thông tin thông suốt chính là chìa khóa để xử lý tốt những tình huống này.

22/09/2025

🚛 Kinh nghiệm xử lý khi đóng hàng sát giờ Cut-off SI/VGM & Closing Time (Giờ cắt máng)

Trong xuất khẩu nông sản, đặc biệt với hàng kéo container đường bộ, việc đóng hàng “sát nút” cut-off là chuyện thường gặp – căng thẳng như dây đàn. Mình từng trải qua vài lần và rút ra một số kinh nghiệm sau:

🔑 Bước 1: Xin gia hạn ngay khi thấy rủi ro
Nếu dự đoán hàng khó kịp, hãy chủ động xin hãng tàu/forwarder gia hạn cut-off SI + VGM và Closing Time.
👉 Đừng để nước đến chân mới nhảy, vì càng sát giờ (nhất là cuối tuần) thì hãng tàu càng khó linh động.

🔑 Bước 2: Lấy list container & seal càng sớm càng tốt
Ngay khi được gia hạn, việc tiếp theo là xin list cont/seal từ vận tải để đối chiếu với lượng hàng thực tế.

Lưu ý: cut-off SI + VGM luôn sớm hơn Closing Time. Nếu chưa chốt đủ số lượng, bạn vẫn có thể gửi SI/VGM trước để forwarder submit → tránh bị cắt list hoặc rớt tàu. Sau đó, khi có draft bill vẫn chỉnh sửa được.

Tiếp theo làm invoice để khai tờ khai. Hồ sơ khai gồm: booking + list cont + invoice.

Khi tờ khai thông quan, gửi tờ khai thông quan cho vận tải thanh lý vào sổ tàu

🔑 Bước 3: Check số container thật kỹ – không được chủ quan
Đây là lỗi nhiều người thường bỏ qua, nhưng sai một chút có thể làm rớt cả lô hàng.
Cách kiểm tra:
✅ Ảnh container/seal do vận tải gửi
✅ Website hãng tàu
✅ Kiểm tra số cont trên trang web container check-digit (https://www.container-transportation.com/so-kiem-tra-container.html)

Nếu số cont sai → hãng tàu có thể từ chối SI, tờ khai cũng sai (do số cont thể hiện trực tiếp).

👉 Thực tế, khi chạy sát cut-off, áp lực là điều không tránh khỏi. Nhưng với một checklist rõ ràng và sự phối hợp nhịp nhàng giữa sales – chứng từ – kho – vận tải, thì vẫn có thể xoay xở kịp.

📌 Bài học rút ra:

Luôn dự trù rủi ro kho bãi & vận tải.

Kiểm tra kỹ số container & seal trước khi gửi SI, số lượng + đơn giá (invoice) khi khai tờ khai.

🔖 Hashtag:

20/09/2025

📌 HỌC LÝ THUYẾT DỄ – HIỂU THỰC TẾ MỚI KHÓ!

Mình muốn chia sẻ thật lòng với các bạn trẻ, đặc biệt là sinh viên hoặc những bạn mới ra trường, chuẩn bị bước vào ngành xuất nhập khẩu – logistics - chứng từ xuất khẩu:

👉 Học lý thuyết là một chuyện.
👉 Hiểu và xử lý công việc thực tế lại là chuyện khác.

Về lý thuyết, các bạn hoàn toàn có thể tìm trên mạng hay với AI bây giờ – chỉ cần một câu lệnh là có đủ tài liệu. Điều đó rất tốt để nắm nền tảng.

Nhưng… khi đi làm, thực tế sẽ không giống sách vở.
Mỗi lô hàng, mỗi chứng từ, mỗi thị trường lại có tình huống khác nhau. Có cái xử lý theo đúng quy trình chuẩn, nhưng cũng có lúc phải linh hoạt để kịp deadline, kịp tàu.

🎯 Vì vậy, trong các bài viết sắp tới, mình sẽ tập trung chia sẻ các case study thực tế – những tình huống mình đã và đang gặp phải trong quá trình làm cả hàng cont, hàng tàu rời và chứng từ xuất khẩu.

❗ Đây không chắc là cách xử lý tốt nhất, nhưng là kinh nghiệm thực tế – để bạn:

Có thêm góc nhìn khi gặp tình huống tương tự.

Hiểu sâu hơn về mảng chứng từ xuất khẩu (một khâu cực kỳ quan trọng).

Trả lời tự tin hơn khi nhà tuyển dụng hỏi.

💡 Dạo gần đây, mình đang làm nhiều lô hàng đi Châu Phi và Trung Quốc, nên bài đăng sẽ không ra định kỳ. Nhưng mình sẽ cố gắng chia sẻ thường xuyên nhất có thể, để các bạn có thêm kiến thức thực tế và cập nhật mới.

👉 Nếu bạn là sinh viên, người mới vào nghề, hoặc đang quan tâm đến xuất nhập khẩu – logistics, hãy FOLLOW page để đón đọc những chia sẻ thực chiến tiếp theo.
Hy vọng những trải nghiệm của mình sẽ giúp bạn đỡ bỡ ngỡ khi bước vào nghề. 💼🌍🚢

11/09/2025

🚨 Case Study: Quên một bước nhỏ – Rớt cả lô hàng

Mình từng chứng kiến một doanh nghiệp nông sản gặp tình huống “đau lòng” thế này:

👉 Họ đã làm đầy đủ:

1. Đóng hàng vào container
2. Gửi SI + VGM đầy đủ cho đại lý/hãng tàu
3. Khai tờ khai hải quan
4. Tờ khai đã thông quan

Nhưng… quên gửi tờ khai để thanh lý vào sổ tàu.
Kết quả: container bị “bỏ lại cảng”, lô hàng rớt tàu ngay trước mắt.

💥 Hậu quả là:

Khách hàng mất niềm tin, còn yêu cầu bồi thường

Doanh nghiệp phải gánh thêm chi phí lưu cont, lưu bãi, booking revise lại chuyến khác

Thanh toán chậm → kẹt vốn, ảnh hưởng đến dòng tiền

Chỉ vì một nhân viên mới chưa nắm hết quy trình.

✅ 3 bước bắt buộc trước khi hàng lên tàu

1. Gửi SI (Shipping Instruction) + VGM đúng hạn cho hãng tàu/forwarder
2. Khai & thông quan tờ khai hải quan đầy đủ chứng từ
3. Thanh lý tờ khai vào sổ tàu – bước nhỏ nhưng sống còn!

💡 Thông điệp gửi đến doanh nghiệp vừa và nhỏ

Thực tế, nhiều doanh nghiệp nông sản vừa và nhỏ chưa có đội ngũ xuất nhập khẩu chuyên nghiệp. Nhân viên mới làm thường “học tới đâu làm tới đó” → rủi ro cao, dễ phát sinh chi phí hàng trăm triệu.

👉 Nếu doanh nghiệp bạn chưa có nhân sự đủ kinh nghiệm, hãy hợp tác với các đơn vị dịch vụ logistics chuyên nghiệp.
Điều này không chỉ giúp tránh sai sót, mà còn tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro và giữ uy tín với khách hàng.

📌 Xuất khẩu là một chuỗi mắt xích liên hoàn – sai một ly đi một dặm.
Đừng để một bước nhỏ khiến cả hợp đồng rơi xuống biển! 🌊📦

🔖 Hashtag:

Khi Tui Ở Nhà

06/11/2025

01/11/2025

30/10/2025

25/10/2025

19/10/2025

11/10/2025

11/10/2025

06/10/2025

26/09/2025

22/09/2025

20/09/2025

11/09/2025

Address

Website

Alerts

Shortcuts

Share

Category